人性本身是放縱、散漫的,表現就是對目標的堅持、時間的控制等做得不到位,事情不能按時完成。如果拖延已開始影響工作的質量時,就會蛻變成一種自我怠誤的形式。當你肆意拖延某個項目、花時間來削大把大把的鉛筆,或者計劃“一旦……”就開始某項工程時,你就為自我怠誤落下基石。巧妙的借口,或有意忙些雜事來逃避某項任務,隻能使你在這種壞習慣中愈陷愈深。今日不清,必然積累,積累就拖延,拖延必墮落、頹廢。延遲需要做的事情,會浪費工作時間,也會造成不必要的工作壓力。
清人文嘉有首著名的《今日歌》唱道:“今日復今日,今日何其少,今日又不為,此事何時瞭?人生百年幾今日,今日不為真可惜,若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。”
任何事情如果沒有時間限定,就如同開瞭一張空頭支票。隻有懂得用時間給自己壓力,到時才能完成。所以你最好制定每日的工作時間進度表,記下事情,定下期限。每天都有目標,也都有結果,日清日新。在眾多的企業中,海爾就是當日事當日畢的一個典型代表。
海爾在實踐中建立起一個每人、每天對自己所從事的工作進行清理、檢查的"日日清"
控制系統。案頭文件,急辦的、緩辦的、一般性材料擺放,都是有條有理、井然有序;臨下班的時候,椅子都放得整整齊齊的。
“日日清”系統包括兩個方面:一是"日事日畢",即對當天發生的各種問題(異常現象),在當天弄清原因,分清責任,及時采取措施進行處理,防止問題積累,保證目標得以實現,如工人使用的"3E"卡,就是用來記錄每個人每天對每件事的日清過程和結果;二是"日清日高",即對工作中的薄弱環節不斷改善、不斷提高,要求職工"堅持每天提高1%",70天工作水平就可以提高一倍。
對海爾的客服人員來說,客戶對任何員工提出的任何要求,無論是大事,還是“雞毛蒜皮”的小事,工作責任人必須在客戶提出的當天給予答復,與客戶就工作細節協商一致。然後毫不走樣地按照協商的具體要求辦理,辦好後必須及時反饋給客戶。如果遇到客戶抱怨、投訴時,需在在第一時間加以解決,自己不能解決時要及時匯報。
人們做事拖延的原因可能五花八門:一些人是因為不喜歡手頭的工作;另一些人則不知道該如何下手。要養成更富效率的新習慣,首先必須找出導致辦事拖延的情境。此處列舉的問題囊括瞭大部分起因,我們將幫你找到相應的對策:
——如果是因為工作枯燥乏味,不喜歡工作內容,那麼就把事情授權給下屬,或雇傭公司外的專職服務。一有可能,就讓別人來做。
——如果是因為工作量過大,任務艱巨,面臨看似沒完沒瞭或無法完成的任務時,那麼就將任務分成自己能處理的零散工作,並且從現在開始,一次做一點,在每天的工作任務表上做一兩件事情,直到最終完成任務。
——如果是工作不能立竿見影取得結果或者效益,那麼就設立“微型”業績。要激勵自己去做一項幾周或幾個月都不會有結果的項目很難,但可以建立一些臨時性的成就點,以獲得你所需要的滿足感。
——如果是工作受阻,不知從何下手,那麼可以憑主觀判斷開始工作。比如,你不知是否要將一篇報告寫成兩部分,但你可以先假定報告為一單份文件,然後馬上開始工作。如果這種方法不得當,你會很快意識到,然後再進行必要的修改。