一、会前-定好题、选对人

会前会议的几个关键要素

• 会议的目的
• 会议成员：包括发起人和参会成员（必选、可选）
• 参会人数（不超过15人）
• 形式：面对面 或 远程线上
• 类型：常见类型的会议
• 进展更新
• 决策会
• 共创会
• 例会
• 信息共享（此类会议以钉钉文档的方式进行信息分享，分享后涉及到决策部分，请仅邀请决策方和紧密关联方出席）
• 特别说明：超过2个小时的会，建议根据不同子主题和参与人群拆成几个小会。（共创会除外）

会议邀请者会前必须做到几点：

• 会邀应当提前至少1天发出，如需远程接入会邀中需同步线上会议码
• 会邀中应当明确此次会议的目的和议题，附带议题讨论文档（钉钉文档）
• 会邀者应当对需要哪些人参会、担任什么职责有清晰的判断
• 由会议发起人确认会议纪要的角色由谁担当

二、会中-从默读开始

会议议程

• 每个会议的开始，会议组织者应当明确此次会议的目的和议题，明确需要每名参会者发挥的作用
• 会议开始前5分钟，为全员安静阅读文档的时间；阅读者将疑问评论在文档中，5分钟后，进入参会人针对文档的疑问澄清环节

会议节奏

• 每个环节的owner都有节奏把控的意识，有每个议题的具体时间表
• 开会屏蔽其他聊天工具，保持专注
• 过程中的发言有准备不口喷，文档务实简洁（建议用钉钉文档）

其他说明：

• 如遇讨论陷入僵局，建议先把话题写在会议室的白板上，暂时搁置。 继续推进其他议题后再回来讨论，或再找其他时间专题讨论

三、会后-会上有决策、会后有行动

会议产出

• 会议结束前必须要求决策和下一步行动计划
• 会议需要有纪要，并在会后发出；Action 和Deadline需要明确记录在会议纪要的结尾处
• 会议发起人，要指定专人进行会议纪要；会议参会者，要明确自己的角色，开完会领走自己的任务
• 管理好相关业务/项目的文档空间，合理好上传相关文档；要保证相关新同学容易获取关键信息

其他说明：

• 建议会议记录在会议尾声投屏，由会议记录者在线编辑，以便更好的确认和达成共识和行动

附件一：

会议类型和评价标准：

1.进展更新会

关键内容：

• 自上次会议后有什么新的进展
• 还有什么需要完成的工作
• 需要聚焦的事情

评价标准：

• 参会者对项目进展充分了解
• 对于进展中好的，不好的和挑战有充分了解
• 对于遇到的挑战是否需要解决的决策
• 会后的 Action 和 Deadline

决策会

关键内容：

• 有哪些选项
• 决策者是谁？实施者是谁？

评价标准：

• 准确客观的呈现所有的观点和选项
• 确保团队所有成员对所有选项已充分了解
• 对决策达成一致
• 明确决策实施者，明确完成时间点

问题解决

关键内容：

• 问题是什么
• 问题产生的原因，问题影响
• 问题如何解决
• 如何防止问题再次发生

评价标准：

• 产出明确的解决方案
• 明确解决方案的执行者的分工，完成时间
• 防止问题再次发生的措施

信息共享

关键内容：

建议分享方式：

• 首选钉钉的在线文档方式共享
• 过程穿插实际案例
• 多使用图片视频和提问吸引注意力

评价标准：

• 参会人获取到关键信息

共创会

关键内容：

• 更注重想法数量
• 对想法不需要过度分析
• 鼓励引入外部的思考

评价标准：

• 产生了很多创意
• 突破团队固有思维，挑战创造力，激励团队对项目感到兴奋

其他说明：

共创会可以参考GROW模型设计流程：

– Goal（目标）：对目标是否有新的界定？

– Reality（现状）：对问题/机会的分析是否有新发现/洞察（如果有，可以结合实地的调研和数据支持）

– Option（方案）：方案的初步构思及构想的创新点有哪些、

– Will（意愿/行动）：方案试验/验证的初步计划，预计的挑战和策略

附件二：

会议文档标准：

高质量的会议资料要满足以下几个条件：

• 清楚写明会议的主旨和目的
• 让人能在短时间内读懂
• 无论谁在何时阅读，都能获取完整信息

所以我们建议文档要涵盖以下要点：

• 背景
• 要解决什么问题
• 我们怎么做
• 如何验证我们的做法可以解决问题
• 总结