高效会议操作指南

一、会前-定好题、选对人

会前会议的几个关键要素

  • 会议的目的
  • 会议成员:包括发起人和参会成员(必选、可选)
  • 参会人数(不超过15人)
  • 形式:面对面 或 远程线上
  • 类型:常见类型的会议
  • 进展更新
  • 决策会
  • 共创会
  • 例会
  • 信息共享(此类会议以钉钉文档的方式进行信息分享,分享后涉及到决策部分,请仅邀请决策方和紧密关联方出席)
  • 特别说明:超过2个小时的会,建议根据不同子主题和参与人群拆成几个小会。(共创会除外)

会议邀请者会前必须做到几点:

  • 会邀应当提前至少1天发出,如需远程接入会邀中需同步线上会议码
  • 会邀中应当明确此次会议的目的和议题,附带议题讨论文档(钉钉文档)
  • 会邀者应当对需要哪些人参会、担任什么职责有清晰的判断
  • 由会议发起人确认会议纪要的角色由谁担当

二、会中-从默读开始

会议议程

  • 每个会议的开始,会议组织者应当明确此次会议的目的和议题,明确需要每名参会者发挥的作用
  • 会议开始前5分钟,为全员安静阅读文档的时间;阅读者将疑问评论在文档中,5分钟后,进入参会人针对文档的疑问澄清环节

会议节奏

  • 每个环节的owner都有节奏把控的意识,有每个议题的具体时间表
  • 开会屏蔽其他聊天工具,保持专注
  • 过程中的发言有准备不口喷,文档务实简洁(建议用钉钉文档)

其他说明:

  • 如遇讨论陷入僵局,建议先把话题写在会议室的白板上,暂时搁置。 继续推进其他议题后再回来讨论,或再找其他时间专题讨论

三、会后-会上有决策、会后有行动

会议产出

  • 会议结束前必须要求决策和下一步行动计划
  • 会议需要有纪要,并在会后发出;Action 和Deadline需要明确记录在会议纪要的结尾处
  • 会议发起人,要指定专人进行会议纪要;会议参会者,要明确自己的角色,开完会领走自己的任务
  • 管理好相关业务/项目的文档空间,合理好上传相关文档;要保证相关新同学容易获取关键信息

其他说明:

  • 建议会议记录在会议尾声投屏,由会议记录者在线编辑,以便更好的确认和达成共识和行动

附件一:

会议类型和评价标准:

1.进展更新会

关键内容:

  • 自上次会议后有什么新的进展
  • 还有什么需要完成的工作
  • 需要聚焦的事情

评价标准:

  • 参会者对项目进展充分了解
  • 对于进展中好的,不好的和挑战有充分了解
  • 对于遇到的挑战是否需要解决的决策
  • 会后的 Action 和 Deadline

决策会

关键内容:

  • 有哪些选项
  • 决策者是谁?实施者是谁?

评价标准:

  • 准确客观的呈现所有的观点和选项
  • 确保团队所有成员对所有选项已充分了解
  • 对决策达成一致
  • 明确决策实施者,明确完成时间点

问题解决

关键内容:

  • 问题是什么
  • 问题产生的原因,问题影响
  • 问题如何解决
  • 如何防止问题再次发生

评价标准:

  • 产出明确的解决方案
  • 明确解决方案的执行者的分工,完成时间
  • 防止问题再次发生的措施

信息共享

关键内容:

建议分享方式:

  • 首选钉钉的在线文档方式共享
  • 过程穿插实际案例
  • 多使用图片视频和提问吸引注意力

评价标准:

  • 参会人获取到关键信息

共创会

关键内容:

  • 更注重想法数量
  • 对想法不需要过度分析
  • 鼓励引入外部的思考

评价标准:

  • 产生了很多创意
  • 突破团队固有思维,挑战创造力,激励团队对项目感到兴奋

其他说明:

共创会可以参考GROW模型设计流程:

– Goal(目标):对目标是否有新的界定?

– Reality(现状):对问题/机会的分析是否有新发现/洞察(如果有,可以结合实地的调研和数据支持)

– Option(方案):方案的初步构思及构想的创新点有哪些、

– Will(意愿/行动):方案试验/验证的初步计划,预计的挑战和策略

附件二:

会议文档标准:

高质量的会议资料要满足以下几个条件:

  • 清楚写明会议的主旨和目的
  • 让人能在短时间内读懂
  • 无论谁在何时阅读,都能获取完整信息

所以我们建议文档要涵盖以下要点:

  • 背景
  • 要解决什么问题
  • 我们怎么做
  • 如何验证我们的做法可以解决问题
  • 总结

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