01 人事档案是什么

官方的说，人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

02 人事档案的组成部分

一般来说，人事档案由以下十大类的内容组成：

第一类：履历材料 就是各种跟个人履历相关的履历表、简历表，也包括修改姓名相关材料。

第二类：自传材料 就是自己写的报告个人经历、家庭情况、社会关系有关事项的材料，一般入党的时候会写个自传。

第三类：考察、考核、鉴定材料 一般是你所在的组织（从学校到工作单位）在各个阶段形成的对你考察、考核材料，最常见的就是年度考核登记表。

第四类：学历学位、专业技术职务（职称）、科研学术水平的、教育培训材料 这个包括你从初高中开始到大学期间各种登记表、成绩单、学历学位授予材料，职称评审材料、培训经历材料，其实就是跟学历资历相关，比较好理解。

第五类：政审材料 一般就是入党、升学、考公务员等过程中政审流程形成的材料，也包含更改自己的一些民族、籍贯之类的基本信息的材料（注意更改姓名材料是第一类），可以理解为组织对你的过去的审查认定相关材料。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料 不多说，就是入党入团的那些材料。

第七类：表彰奖励材料 也不说啥，就是各种奖励申报表、表彰文件、证书之类。

第八类：涉法违纪材料 行政的、党内的各种处分处罚材料，也没啥好说的。

第九类：工资、任免、退（离）休、待遇等材料 这个也好理解，从劳动合同到升职加薪到退休的都在这，公务人员出国（境）也在哈。

第十类：其他可供参考的材料 体检、工伤、报到证、人事争议仲裁、干部人事档案报送审核相关的等等材料

PS：不是每个人的档案以上十类内容都有，人事档案以事实为本，你该有啥里面就有啥，比如一般小老百姓第二、五、六、七、八类都没有也很正常的，一般最重要的是第四类和第九类的内容。

03 人事档案的形成过程

人事档案形成过程，作为个人基本上是不知道的，都是你所在的组织再帮你收集归档材料。比如你上学的时候自己填的很多材料都是学校要放入你的档案的，有的老师会友情提醒你一下，让你好好填，要归档的。大学毕业后，如果进入一个自己管人事档案对的单位（公务员、事业单位和大型国企），你的单位也会做跟学校一样的事情；如果你进入一个不管人事档案的单位，分两种，一种是单位托管在人才中心，一种是你自己托管在人才中心，前者也会有一些简单材料形成归档，后者基本上就停滞在你大学毕业的状态了。以上的形成过程决定了完整程度，所以你的单位管不管人事档案对你来说还是有一定重要性的。

04 人事档案的流转

在大学毕业前，每个人的档案都是学校之间直接转递的，所以个人基本上不会有人遇到这个问题，但是毕业了参加工作时会遇到，即毕业后档案去向及保管问题。

毕业后的档案去向及保管，这个问题比较常见，单独说两句。大学毕业后，如果进入一个自己管人事档案对的单位（公务员、事业单位和大型国企），那你的单位会开具一个调档函给学校或者就业的 三方协议上就写明调取你的档案，这样你的档案就通过学校直接进入你的单位了，日后由你的单位保管；如果你进入一个不管人事档案的单位，你首先要跟单位确认，单位时候有在人才中心办理托管，如果办理了，你就尽量让单位通过人才中心开具调档函从学校调到该人才中心并将你的档案挂在该单位名下，如前文提及，这样日后你的档案完整度会相对高一点，若没办理托管，你就需要自己去联系自己工作所在地或者户籍所在地 的人才中心，让他们开具调档函，从你的学校把档案调过去，由他们保管。

强调两点，一是所有的档案流转过程都是通过单位与单位之间的机要通道，个人不能自己拿着档案到处跑（虽然现实很多自己拿着的，但是尽量不要这样，这是违规操作）。二是不论何种保管方式，你个人都是不需要支付一分钱费用的，国家有规定，别被骗！

05 人事档案的利用

在第一条里说过，人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。所以它最大的用途就是来证明你各方面的信息的真实性。举个例子，如果你的毕业证或者什么职称的证书丢了，你需要向别人证明你的学历和职称的时候，档案就是最有力的证据。

需要用到人事档案里的相关信息的时候，找到你档案的保管单位，按照单位的查借阅制度办理相关手续即可。值得注意的是，任何人不能直接查借阅自己的档案，只能通过相关管理人员为你提供你需要的部分证明材料。

06 人事档案的补档

这个问题大多出现在换工作的时候，到一个新的单位（具有档案管理权限的），他们在审核你的档案时发现缺材料，常见的就是缺劳动合同、离职证明之类的，这个时候就需要你去联系原来的单位把缺的材料补起来，也就是补档。一般来说，按照单位要求，缺什么补什么，补不了的建议跟单位友好协商，看有没有其他材料可以辅佐证明，或者不要这些材料会有什么影响综合考虑决策。

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