帶著框架收集信息,如上文講述的硬信息和軟信息的維度。另外,帶著框架收集信息,如上文講述的硬信息和軟信息的維度。另外, 在職場中,無論是入職、晉升、轉崗,都是角色轉變。有數據統計,職業生涯平均每1.3年就面臨一次角色轉變。每次轉變對於職業既是機遇又是挑戰,在角色轉變中,利好之處在於,提供瞭一個在組織中重新開始並改變的機會,但是角色轉變期也隱患重重。你缺少已建立的工作關系,也沒有一個對當前崗位的深入瞭解。
因此,角色轉變的初期對於組織來說是消耗價值,隻有盡快達到損益平衡點,個人角色成功轉變,才能盡早扭虧為盈,逐漸產生增益價值。本文主要講述,如何抓住新人角色轉變的黃金90天,將損益平衡點盡量提前。
人生如戲
請做好你的角色,演好你的劇本
正如莎士比亞《皆大歡喜》中說:“整個世界是一個舞臺,所有的男男女女隻是其中的演員。”職場也一樣,角色轉變中的你如同剛出場的演員,站在舞臺的中央,不可避免地得到周圍觀眾更多的審視目光。觀眾想要弄清楚你到底是怎樣的人,你代表著怎樣的利益和要求。觀眾會迅速對你下定論,而定論一旦形成將很難改變。如果你成功建立信譽,這樣良好的勢頭很可能在餘下的任期延續,但如果你早早挖坑,那麼今後將陷入爬坡作戰之中。可以看出在角色轉變中,觀眾下定論時間很短,所以角色轉變最初90天最為關鍵。如果沒有及時塑造良好的開始,那麼未來這段履歷很可能就是失敗或者收益變小。突然想起小學英文課本上的一句話“a good beginning makes a good ending”(善始善終),小時候沒什麼感觸,現在覺得尤為深刻。
本文圍繞最近讀的一本書寫筆記,書名為《創始人:新管理者如何度過第一個90天》(簡稱《創始人》),希望對近期進行角色轉變的你,帶來一些啟發和幫助。全書分為九個章節, 我按時間(劇本情節)和空間(舞臺角色)兩個維度串起來講述。
從時間線看,從面試開始到入職後90天內,分為八個步驟:自我準備、加速學習、診斷問題、初步溝通、早期成功、創立同盟、打造下屬、長遠成功。如果以關鍵裡程碑為節點進行分段,可以分為四大階段:入職前30天信息儲備、入職30內的溝通&學習&診斷、入職90內初步成功實施、入職90後長遠目標設定。
從空間線看,費孝通《鄉土中國》中提到的傳統中國社會存在差序格局漣漪效應的關系網絡,跟企業中的關系有異曲同工之妙。在差序格局下,以親屬關系為主軸,每個人都以自己為中心結成網絡。這就像把一塊石頭扔到湖水裡,以這個石頭(個人)為中心點,在四周形成一圈一圈的波紋,波紋的遠近可以標示社會關系的親疏。在企業關系結構中,則是以權力關系為主軸,從EGO自我出發的小團體,逐層向外擴張,形成企業中的差序格局。在最近的小圈子中為老板,次一級為內部客戶、同事和下屬,在大圈子中分為合作夥伴、內部顧問,在最外層為外部客戶、外部顧問和傢庭支持。
通過以上總結的四大階段,如何通過有效的方法,串聯企業差序格局舞臺中的關鍵角色,對於角色轉變的成敗尤為重要,下文以四大步驟分別展開相關方法論的提煉。
一、入職前30天信息儲備
從面試開始已經進入角色轉變期,這段時間我們應該做什麼?列出需要熟悉的業務信息清單、文化適應清單、自我心理調整、自我盲區診斷。
1、熟悉業務信息清單
盡早接觸關於財務、產品、戰略、品牌的公開信息
找到額外的信息來源,例如網站、財報、分析報告
如層級足夠高,可以請公司準備一份介紹手冊
如果可能,在正式開始日期前,安排對關鍵部門的熟悉之旅
基於以上信息收集問題,等待入職後開展結構性調查
2、文化適應清單
招聘階段溝通組織文化問題
與新老板和HR的面試,討論工作文化,並定期再次約他們確認
找到組織內部可以作為文化解讀者的人,例如新組織內有前同事人脈
3、自我心理調整
有意識地思考放手舊工作和迎接新工作的問題,努力思考兩者之間的差別,並考慮你應該以怎樣不同的方式思考和表現。在慶祝的同時,也跟傢人朋友非正式地分享,用這個機會來聯系外部顧問,提前向他們尋求建議和建立聯系
4、自身盲區診斷
在入職初期容易陷入一個陷阱——個人優勢或問題偏好,每個人都會有更喜歡&擅長的領域,人通常會選擇自己熟悉和擅長的領域切入,企圖急迫地證明自己,但這樣做往往忽略瞭切入的必要性,反而欲速則不達。
另外,個人弱點的盲區也應該分辨清楚,並且在弱項領域主動尋找組織中這些領域比較出色的人,幫你保駕護航。以下是書中對於個人問題偏好的測試,先在上圖按1-10分打分,再把分數搬到下圖計算總分,總分越高說明偏好越重,總分越低越容易成為盲區。
二、入職30天內:溝通、學習、診斷
通過設計溝通、結構化學習、組織診斷三步驟,收集到的信息進行分析,規劃接下來60天的目標和行動計劃,爭取贏得早期成功。
(一)通過溝通取得成功
當你初來乍到,觀眾很快開始評估你。某種程度上大傢會有一種先入為主的認識偏向,無論如何你都會帶著一個“名聲”開始新角色。不管這個“名聲”是否名副其實,你都有責任瞭解清楚,並判斷是重塑還是鞏固。跟誰溝通?為什麼要溝通?怎麼溝通?溝通什麼?
1、Who 跟誰溝通?
整理利益相關者聯系清單
盡早請老板介紹認識你應該聯系的關鍵角色
如果可能,在正式開始之前,與部分利益相關者會面
掌控自己日程,早早地安排與部分利益相關者的會面
關註橫向關系(同事、合作夥伴),而不僅僅隻是重視縱向關系(老板們和直接下屬)
橫向關系除瞭直接業務合作關系,還需要建立良好的政治個人顧問,這在高級別尤為重要
2、Why 為什麼要溝通
收集信息:理解並參與業務規劃和業績管理
對齊期望:不管你有多忙,請在工作第一周要安排和老板的談話,明確他的期望
瞭解風格:盡早約老板、下屬就工作風格進行直接明確的談話
建立信譽:第一個30天應該致力於學習和建立個人信譽,針對不同的關鍵角色,應該塑造什麼人設?在某種程度上,你要有效地營銷自己,建立自己的個人品牌。
3、How如何跟關鍵角色溝通
(1)上司溝通基本原則:不要離上司太遠、不要讓壞消息嚇上司、不要隻帶問題找上司、不要流水賬、不要期望上司會改變、管理期望值並定期核實、為建立良好關系承擔100%責任、爭取診斷溝通行動計劃的時間期限、在上司認為重要的領域追求初步成功、從上司尊敬的人哪裡獲得好評
(2)對於那些基本不認識你的其他角色,第一次會面是集體,還是一對一?通過電子郵件還是視頻? 對於企業差序格局中最近的角色,如小老板、內部客戶,或者對於未來實施計劃可能的關鍵合作夥伴等重要角色,應該采用正式一對一的溝通方式。對於個人影響力建立產生間接作用,例如關鍵peer和合作夥伴等,可采用非正式一對一。根據關系由近至遠,采用由強至弱的溝通方式。另外,請記住在溝通中保持學習的姿態,這能展現出你對組織的尊重從而贏得尊重,而不是先入為主的傲慢形象。
4、What 溝通什麼內容
(1)針對每一類觀眾,都需要定制一些信息。這些信息不是你計劃去做的事,而是“認識你”的關鍵信息。你是誰、你代表的價值和目標、你的風格等,這是第一次溝通的內容。
(2)對於一些關鍵觀眾,入職第一周溝通還不夠,例如上司、內部客戶等,需要保持溝通頻次,總結溝通的最佳模式是什麼。每一次溝通都不是隨意的,而是經過設計的。隨著你對組織熟悉程度更深,可以針對不同角色,從以下五個方面展開:關於情景診斷、期望值、資源、風格、個人發展的對話。
(二)避免“沖動”&加速學習
不要帶著預設,在還沒學習和診斷的情況下,就預判組織存在的問題。急於動手將讓你成為組織免疫系統的抵抗,被當做外來者攻擊。即便斷定問題所在後,也要沉住氣觀察驗證,並且學習組織的文化和政治等暗流信息後,才能將你的方案社交化、定制化、本地化。
那麼我們在入職的第一個月,信息量如山洪暴發,我們要選擇學習什麼內容?怎麼學習才能更高效,最終將信息轉化為行動?
1、確定學習目標
判斷你最需要學什麼?如何擬訂早期的問題清單,可以縱向通過時間軸,過去、現在、未來作為框架,橫向定義硬信息(客觀存在的信息及數據)和軟信息(主觀判斷)作為分類進行梳理:
2、確立學習計劃
(1)入職前:通過入職前30天的信息儲備與學習,提前作出結構化問題框架
(2)第一個月內:收集、分析、提煉內部相關基礎信息,收集硬信息包括運營計劃、業績數據、人員數據,以及以上跟舞臺中隔角色的溝通訪談收集軟信息。通過信息的分析和提煉,發展並檢驗基礎假設,形成把信息轉變為行動的論據;
(3)第一個月末:關註差序格局中外圍的外部合作夥伴、外部客戶對你的組織優缺點評價;分析幾個關鍵流程,召集集團專傢來評估你選擇的流程,瞭解生產力、質量和可靠性方面的信息;尋找那些組織內的“歷史學傢”溝通,他們可以幫助你理解組織歷史、文化和政治環境,也可能成為你的同盟或影響者;與上司再次會面,討論你的觀察結果。
3、結構化學習方法
帶著框架收集信息,如上文講述的硬信息和軟信息的維度。另外,溝通過程也是學習,針對組織內關鍵人員,結構化地提問,分析大傢得相同和差異之處。常規問題如:組織當前面臨最大挑戰是什麼?組織為什麼面臨這個挑戰?組織成長最有希望的機遇是什麼?組織想要充分利用這些機遇和潛力需要什麼條件?如果你是業務負責人,你會把註意力放在哪裡?
(三)通過問題診斷設計早期成功計劃
1、確定業務階段情景
STARS是常規五種業務情形的縮寫詞,分別為初始啟動(Start-up)、整頓轉向(Turnaround)、加速增長(Accelerated growth)、重新組合(Realignment)、保持成功(Sustaining success),所有情景最終目標都是成為一傢成功且不斷增長的企業,但其中的挑戰和機遇有差別。
但是通常不太可能遇到單一的階段,通常管理的單元都是一個組合——例如你接管的產品是增量擴張的成功產品,但同時內部正在推出基於新技術的初始啟動的新產品線。你要弄清楚所在新組織,那些單元屬於STARS情景的哪一類,且差異化管理這些單元。最後,根據Quick win宗旨和信息收集情況,判斷接下60天的精力分配。請避免個人偏好影響瞭優先性選擇。下文講述我們應該基於什麼原則選擇精力投入的優先性。
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2、診斷問題找到早期成功切入點
(1)如何組織診斷
組織診斷要素:檢驗戰略方向、組織結構、核心流程、關鍵能力要素之間是否邏輯閉環。
l 戰略方向:TOWS分析法區別於SWOT,避免從內部入手看不清自己的優劣勢導致抽象空洞,首先從外部實際存在的威脅、機會出發,再到內部劣勢和優勢分析戰略充分性。
l 組織結構:組織結構代表著權利流,除非在整頓轉向、快速增長的情景,否則不要輕易改變組織結構。除瞭從戰略分析結構,看到結構的邏輯類型(職能、產品、區域等)還需要看到結構中的匯報和問責路線(職責是否明確)、不同角色有哪種決策權(集權分權),以及績效評估指標和激勵制度(設計是否與關鍵目標匹配,個人和團隊激勵知否適合情景)。
l 核心流程:流程是將信息、材料和知識轉化為商業產品、服務的關系,說白瞭是業務價值鏈。你的第一項任務是識別流程,畫出不同流程結構圖,然後確定哪些流程對戰略最重要。從四個方面檢查流程,生產力-是否將信息、材料、人力轉化為價值;時效性-是否及時交付;可靠性-是否頻繁有BUG;質量-是否滿足交付標準。另外,確保流程和結構保持一致性,在流程節點畫出對應的組織單元,判斷組織單元間是否存在屏障。以下是某傢銀行的業務流程分類,供參考。
l 關鍵能力要素:通常分為戰略邏輯推演,以及BEI訪談法,凝練組織關鍵組織能力項,再通過重要性和競爭力四象限判斷。其實評估組織能力現狀很容易,難在後續行動計劃的落地和延續性。
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(2)設計第一波成功計劃的原則
第一波成功計劃通常有兩個側重點,首先應當幫助你短期內建立良好勢頭,另外還應為長期目標奠定基礎。
l 考慮你的STARS組合:不同情境下,早期成功的組成部分差異很大。例如在“重新組合”階段,僅僅讓員工來討論所在組織和它的挑戰已經是很大的成就,而在“整頓轉向”下隻是浪費時間;
l 上司在意的成功:務必保障早期成功的規劃,最大程度上與上司&利益相關者的目標協同,這樣才能得到他們的幫助,引入達成目標所需的行為模式;
l 調整以適應文化:必須明確所在組織中什麼被視為成功,而什麼不是,特別當你從外部加入新公司時。在一些組織中,成功必須是可見的個人成就,而在一些組織中,個人榮譽可能被認定為嘩眾取眾,而更認定團隊合作共同的成功;
l 控制數量:新領導者制定早期計劃,以建立個人信譽,構建重要關系,並確定及達成容易實現的目標——組織業績中最有望短期改善的機遇。將精力集中在這些機遇轉化為成功上,重點不能太多,避免精力分散,最多選擇3-4個關鍵領域。可以采用重要性排序打分,對可啟動項目進行打分排序,從高到低,但如果第一項是0分,那麼其它項滿分也沒用。
三、入職90天內:如何保障早期成功有效實施?
早期成功的實現能迅速形成良好勢頭,在建立個人威信方面取得良好的成績,能讓大傢都興奮起來,充滿活力,最終能讓你更快達到損益平衡點。為瞭保證早期成功順利落地,首先畫出需要被影響的組織影響力版圖,通過影響力溝通策略建立鞏固聯盟,同時註意用恰當的方式,以及顧及長遠目標。
(一)畫出組織影響力版圖
在確定早期成功項目後,根據項目所需資源,畫出組織中的影響力版圖。你需要誰、在什麼時候、作出什麼關鍵決策,才能推動你項目的成功實施。同時要關註,正式權威不是組織中唯一的權力,面對重要問題時,誰會去咨詢誰的意見?《創始人》中的一句話很經典“影響力網絡是溝通和說服的渠道,它和正式結構一樣運行,像一個影子組織。”
怎麼發現這個影子組織呢?第一工作場合的觀察,第二是咨詢上司內部顧問,列出關鍵人物清單。怎麼觀察?會議和活動中,誰在什麼關鍵問題聽從誰的意見,當一個問題提出時,大傢的眼神軌跡。
影響力來源通常有專長、特殊信息控制、與他人的聯系、預算獎勵資源、個人忠誠等。這些意見領袖如果被你說服,那麼就有更廣泛的人會接受你的想法。弄清楚他們的目標,如何將自己的目標跟他們的目標協同。除瞭成功聯盟,還要關註阻礙聯盟,分清支持者、反對者、中立者,務必讓支持者發揮力量倍增器的作用,分析反對者背後的深層原因是否能被解決,努力把敵人變為盟友。
(二)建立和鞏固支持聯盟
1、影響力溝通策略
對需要影響的人優更深刻洞察後,可應用影響力技巧發揮作用。協商、設計、塑造選擇、社會影響、漸進主義、排序、驅使行動。
(1)協商:鼓勵對方表達真實想法和顧慮,然後你對內容進行總結和反饋。積極的聆聽作為說服方法的力量很大,不僅能夠推動他人接受困難的決策,還能引導對方的思維並設計選擇。這種溝通方式對於領導向下溝通影響力較大。
(2)設計:論證觀點時,論據有三大要素,理性訴求、情感訴求、品格訴求。有效的設計應該關註於一小部分核心主題,並且通過不同的方式不斷重復,直到被完全理解。
(3)塑造選擇:怎樣才能讓別人難以拒絕?通常有幾個原則:與強烈價值觀信仰保持一致、與之前的承諾保持一致、清償債務、保護名譽。
(4)漸進主義:共創決策時一種典型的漸進主義,人們很難否認共同診斷結果。在錯誤的方向形成勢頭之前,漸進主義影響決策尤為重要。
(5)排序:影響的行動順序很重要,設計一系列考慮周全的一對一或團體會議。一對一應該先從支持者聯盟到中立者。某些決策在一對一場景不願做出承諾,但通過團體會議,相關角色彼此讓步容易達成目的。
(6)驅使行動:當你的目標需要多人支持,一個人的拖延可能傳染其他人,你可以通過會議、電話、截止時間等幫助驅動行動,並保持行動勢頭。
2、用恰當的方式取得成功,而不是操縱性卑鄙或不一致的手段,否則危害長期目標。診斷問題後,要采用正確的策略來引領變革。具體來說,必須建立起優先任務,明確戰略意圖,確定能取得早期勝利的領域。
四、入職90天後:轉變復盤並長遠部署波浪計劃
(一)復盤黃金90天實施情況
(二)波浪式長遠計劃
角色轉變期通常持續幾個月,但是你通常會在同一職務上待上2-4年時間,你的早期成功應在最大可能的程度上推動長期目標的實現。在規劃你的角色轉變期時,集中做出一波波的連續改變。每一波改變應該包含明顯的階段:學習計劃、設計改變、建立支持、實施改變、觀察結果。第一波是早期成功,第二波通常針對更根本性的戰略、結構、制度和技能問題,來重塑這個組織,實現組織績效中更深入的改進。但如果你未完成第一波成功,那麼你到不瞭第二波。
以上是《創始人》的觀點總結及相關啟發,作者能把這麼微妙的職場情商管理抽象出理論和工具,並加以實例講述實屬不易。掌握以上角色轉變的方法,在黃金90天能保住生存,在90天以後不僅能活下來,還能活得更好。當前經濟受到疫情及環球經濟政治因素影響,下行趨勢嚴峻,掌握職場生存法則尤為重要。
但因為翻譯本的原因,中文版的語句不太通順,而且實例情景也不太切合國內的實況。盡管如此,我仍然感到特別驚喜和興奮,作為差點在社會學與人類學讀博的我來說,這本書就如同一本職場版的田野調查手冊。既融合瞭社會學與人類學的方法論,又結合瞭職場場景。社會學與人類學進入田野初期需要建立當地信任、勾畫關系版圖、設計研究議題、收集關鍵信息、完成短期課題、設計長期課題。
如果把下一段個人角色轉變作為田野進入,根據以上方法論記錄故事,不僅能以更有趣和真實的故事演練方法論,同時帶入國內普通打工人的視角,是否能彌補本書的缺陷。屆時或許還有不一樣的發現,但就怕很忙沒時間寫田野筆記,其實也就是90天的記錄。很多事本身都不難,最難就難在堅持,希望《HRBP新人角色轉變黃金90天》能出現。
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