如何做好會務工作?

會務工作是指會議的組織、保證和服務工作。開展會務工作,一般需要會議的領導者、參加者和服務者三方面的努力配合,共同促進會議取得實效。

會務工作的繁簡,與會的內容、級別有一定的關系。一般來說,會議越大、價格越高、內容越重要,會務工作的內容就越多,難度就越大。小型會議,發個通知,確定時間、地點,做好記錄即可,會務工作非常簡單,某些決策性的會議,人數雖少,確十分重要,必須認真對待,大型和特大型會議,會務工作內容較為繁雜,必須成立專門的會務工作組來做好組織、籌備工作。

(一)會務工作內容

一、會前超前籌措,精心準備

要想做好會務工作,必須有目標,有計劃,有分析,有論證,準備充分。從某種程度上說,會務工作的成效,很大程度的取決於會議前期的準備工作的細化程度。具體應做好以下幾方面的工作:

1. 協助領導做好會議議題的確定。議題或由領導提出,必須把握一個原則,就是一定要弄清楚領導開會的真正意圖,即要解決什麼問題,達到什麼目的。秘書人員對收集到的議題要仔細篩選,及時送交領導審核,必要時還要準備一些預備議題,以便領導選擇。

2. 做好會議經費預算。包括場地費、租金費、會議用品費、講師培訓費、設備使用費、資料費、住宿費、餐費及交通費等。做會議經費預算既要本著勤儉辦會,節約辦會的原則,盡量降低會議的成本,又要有一定的彈性,註意留有餘地。

3. 做好會議議程、日程的制定。會議議程是對會議主要內容所做的順序排列。

4. 做好與會人員范圍確定。要按會議的規格檔次及內容確定參會人員,不考慮與會議議題無關的人員。

5. 做好會議通知的發送。

6. 做好會議材料的準備。

7. 做好會場管理。這主要包括會場的佈置及會議用品的準備,會議設備的調試等工作。會場的佈置,與會人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會場裝飾,具體以會議性質及會議要求所定。

8. 做好會議行政事務性工作。

9. 做好會務人員的接待工作。

做好以上幾個方面,會前的準備工作才可謂充分,隻有做好這些工作,才能保證會中及後階段各項工作的順利進行。

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二、會中協調控制,科學管理

1. 做好會議的報到、簽到工作。會議簽到用品,簽到時發放的文件材料、文具用品一定要準備充足,放到會場指定位置,並設專門的人負責。

2. 做好會場各種設備的調試和維護工作。確保設施的正常運行,確保在設備出現故障時第一時間到達並做好操作調整,確保會議順利進行。

3. 做好會議記錄工作。

4. 做好會場內外的保衛與保密工作。

三、會後及時總結與反饋

會議結束並不意味著會務工作的終結,工作人員還要做好會議重要文件的清退,收集,會議紀要的整理及會後的反饋、立卷歸檔工作。

盡管會前、會中、會後的各個階段的會務工作各不相同,但它們相互關聯、相輔相成,一個環節出現問題,就會影響到下一環節甚至整個會議。隻有把各個環節的工作安排、部署好、銜接好,才能保證會議的高質量、高效率的及會議的圓滿成功。

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(二)會務工作技巧

一、明確目的及作用,認真細致做好會前各項工作

1. 瞭解會務工作的任務、目的及做法。

2. 在會議議題一旦確認下來,除特殊情況外,提前通知工作人員,以便有充足的時間準備。

3. 確定與會人員,該參加的一定要提及到,列席人員不可過多,以免影響會議效果。

4. 佈置會場不可千篇一律。

5. 會場設施的安裝調試一定要盡早進行。

6. 會議文件準備務必落實到人。

7. 在做好會議常規工作的同時,還要安排足夠的服務人員。

8. 在會議正式開始的前一天,要再次對會前的各項準備工作進行核查、確認。

二、會中嚴密組織,熱情周到做好服務

會議進行當中,主要由會議主持人指揮調度控制會議的進行。掌握會議動態與信息,作好會議記錄與會議信息的收集及會中的臨時性工作,協助領導使會議按事先規劃的議程進行,對於會議進行當中出現的不好的苗頭及不良傾向,及時提出建議和補救措施。

三、會後要妥善處理好一切事宜

會後的會務工作主要是安排送別與會人員、清理會場,歸還借用物品,結算會議經費等,重點是會議文件的整理,會議精神的傳達落實。這些工作的好壞直接關系到會議質量的高低

要做好會務工作,在各部門分工明確各負其職的同時,還需要密切協作、主動配合、步調一致進行工作。同時,要保證良好的會風,各項工作要堅持高標準,嚴要求,各項活動的安排要想在前、做在前。

總之,工作人員做好會前、會中、會後的各項工作是保證會議成功的前提,同時註重會務工作的技巧與藝術性,就一定能夠把會務工作組織好,讓會各方滿意。

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