會務工作是指會議的組織、保證和服務工作。開展會務工作，一般需要會議的領導者、參加者和服務者三方面的努力配合，共同促進會議取得實效。

會務工作的繁簡，與會的內容、級別有一定的關系。一般來說，會議越大、價格越高、內容越重要，會務工作的內容就越多，難度就越大。小型會議，發個通知，確定時間、地點，做好記錄即可，會務工作非常簡單，某些決策性的會議，人數雖少，確十分重要，必須認真對待，大型和特大型會議，會務工作內容較為繁雜，必須成立專門的會務工作組來做好組織、籌備工作。

（一）會務工作內容

一、會前超前籌措，精心準備

要想做好會務工作，必須有目標，有計劃，有分析，有論證，準備充分。從某種程度上說，會務工作的成效，很大程度的取決於會議前期的準備工作的細化程度。具體應做好以下幾方面的工作：

1. 協助領導做好會議議題的確定。議題或由領導提出，必須把握一個原則，就是一定要弄清楚領導開會的真正意圖，即要解決什麼問題，達到什麼目的。秘書人員對收集到的議題要仔細篩選，及時送交領導審核，必要時還要準備一些預備議題，以便領導選擇。

2. 做好會議經費預算。包括場地費、租金費、會議用品費、講師培訓費、設備使用費、資料費、住宿費、餐費及交通費等。做會議經費預算既要本著勤儉辦會，節約辦會的原則，盡量降低會議的成本，又要有一定的彈性，註意留有餘地。

3. 做好會議議程、日程的制定。會議議程是對會議主要內容所做的順序排列。

4. 做好與會人員范圍確定。要按會議的規格檔次及內容確定參會人員，不考慮與會議議題無關的人員。

5. 做好會議通知的發送。

6. 做好會議材料的準備。

7. 做好會場管理。這主要包括會場的佈置及會議用品的準備，會議設備的調試等工作。會場的佈置，與會人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會場裝飾，具體以會議性質及會議要求所定。

8. 做好會議行政事務性工作。

9. 做好會務人員的接待工作。

做好以上幾個方面，會前的準備工作才可謂充分，隻有做好這些工作，才能保證會中及後階段各項工作的順利進行。

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二、會中協調控制，科學管理

1. 做好會議的報到、簽到工作。會議簽到用品，簽到時發放的文件材料、文具用品一定要準備充足，放到會場指定位置，並設專門的人負責。

2. 做好會場各種設備的調試和維護工作。確保設施的正常運行，確保在設備出現故障時第一時間到達並做好操作調整，確保會議順利進行。

3. 做好會議記錄工作。

4. 做好會場內外的保衛與保密工作。

三、會後及時總結與反饋

會議結束並不意味著會務工作的終結，工作人員還要做好會議重要文件的清退，收集，會議紀要的整理及會後的反饋、立卷歸檔工作。

盡管會前、會中、會後的各個階段的會務工作各不相同，但它們相互關聯、相輔相成，一個環節出現問題，就會影響到下一環節甚至整個會議。隻有把各個環節的工作安排、部署好、銜接好，才能保證會議的高質量、高效率的及會議的圓滿成功。

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（二）會務工作技巧

一、明確目的及作用，認真細致做好會前各項工作

1. 瞭解會務工作的任務、目的及做法。

2. 在會議議題一旦確認下來，除特殊情況外，提前通知工作人員，以便有充足的時間準備。

3. 確定與會人員，該參加的一定要提及到，列席人員不可過多，以免影響會議效果。

4. 佈置會場不可千篇一律。

5. 會場設施的安裝調試一定要盡早進行。

6. 會議文件準備務必落實到人。

7. 在做好會議常規工作的同時，還要安排足夠的服務人員。

8. 在會議正式開始的前一天，要再次對會前的各項準備工作進行核查、確認。

二、會中嚴密組織，熱情周到做好服務

會議進行當中，主要由會議主持人指揮調度控制會議的進行。掌握會議動態與信息，作好會議記錄與會議信息的收集及會中的臨時性工作，協助領導使會議按事先規劃的議程進行，對於會議進行當中出現的不好的苗頭及不良傾向，及時提出建議和補救措施。

三、會後要妥善處理好一切事宜

會後的會務工作主要是安排送別與會人員、清理會場，歸還借用物品，結算會議經費等，重點是會議文件的整理，會議精神的傳達落實。這些工作的好壞直接關系到會議質量的高低

要做好會務工作，在各部門分工明確各負其職的同時，還需要密切協作、主動配合、步調一致進行工作。同時，要保證良好的會風，各項工作要堅持高標準，嚴要求，各項活動的安排要想在前、做在前。

總之，工作人員做好會前、會中、會後的各項工作是保證會議成功的前提，同時註重會務工作的技巧與藝術性，就一定能夠把會務工作組織好，讓會各方滿意。