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集团会议管理制度

一、目的

规范集团公司各类会议的准备、召集、决议、记录、执行、归档等工作，提升会议效率，切实解决问题，有效推进各项工作开展。

二、适用范围

本制度适用于集团各公司召开的各类会议。

三、会议分类

（一）固定例会：经营分析会、月/周公司例会、月/周部门例会、月/周系统例会、早晚班会等。

（二）不固定会议：董事长会议、专题会、临时处理突发事件的会议等。

四、会议管理责任部门

集团办公室、各公司办公室（地产公司为计划运营部）。

五、会议管理要求

（一）主持人要求

1、主持人一般为会议的主讲人；

2、会前明确会议主题（原文：开会目的）、会议议程、时间安排等；

3、控制会议进程和时间，按照议程进行，减少与议题无关的争辩和讨论；

4、正确讨论总结内容，达成会议目标，形成决议方案。

（二）参会者要求

1、会前了解会议主题，做出建议准备，提出本部门问题；

2、会中发言，要求思路明确言简意赅，直奔主题；

3、做好会议记录：公司重要决议及本部门具体工作指示。

（三）会议要求

1、会议原则：议题明确，决议明确，有记录，有落实，有反馈，高效务实。

2、会议记录：会议纪要应在第二天提报董事长，要求有明确的会议时间、内容及决议等。

3、保密规定：会议中涉及公司保密信息，因事先限定参会人员，要求参会人员严禁对外传播会议内容及公司保密信息；

4、会议时长：提高效率，严禁拖沓，开无效会议，会议一般不超过2小时。

4、会议通知要求：

（1）发布会议通知，应明确告知参会人员相关参会信息，包括会议议题、议程、时间、地点、参与人员、参会需准备资料或发言等，并确认通知到位。

（2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为参会人员、会务服务提供部门。

六、会议召开流程

（一）会前准备

1、明确会议要求及主题，确认会议时间、地点、参加人员

2、通知参会人员，做好相关参会准备

3、做好会议日程安排及资料准备

4、做好会场、设备、资料、签到、会议记录等相关准备

5、会议前一天再次提醒参会人员参会信息

（二）会中管理

1、提出问题

2、讨论解决办法

3、形成决策

4、确定任务目标 / 责任人 / 完成时限

5、形成会议记录提报 / 归档

6、工作执行 / 跟进+反馈

（三）会后管理

1、除早晚班会外，其他会议均需整理会议纪要，重要会议需留存会议录音或视频；

2、会议纪要经会议主持人审核后，须经集团办公室报送董事长审阅，同时发与相关参会人员；

3、会议纪要提交时间：12：00之前结束的会议，会议纪要应在次日8：30前提报集团；12：00之后完成的会议，会议纪要应在次日13：30前提报集团；特殊情况需经集团办公室请示确认后另行约定会议纪要提交时间；

4、会议管理责任部门跟踪监督会后工作的落实情况，重点工作应按照会议决议按期向董事长汇报，并于集团办公室备案。

七、会场纪律

（一）与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；

（二）与会人员应提前10分钟到达会场完成签到，做好会议准备；

（三）会议期间应将手机关机或调为振动、静音状态；

（四）会议期间禁止吸烟；

（五）会议期间禁止接听电话，如遇紧急来电时，应经得主持人同意后离场接听；

（六）与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意。

八、罚则

（一）会场纪律

1、公司会议无故迟到罚款100元/次；

2、违法制度第七条所述其他会场纪律，影响会议正常进行的给予500元/次罚款；

3、无故缺席会议者给予500元/次罚款（上述额度是否董事长示意过？）；

4、以上行为第二次处罚翻倍，第三次辞退；

（二）会议管理

1、会议准备不充分，致使会议无效、冗长、无结果等，责任人罚款200；

2、会议纪要未能及时报董事长审阅，会议责任部门负责人罚款500元/次；

3、会议纪要提报后集团办公室未能及时传送董事长审阅，集团办公室负责人罚款500元/次；

4、未能按时完成会议决议的行动计划，责任人处罚300/项，监督人处罚100/项，特殊情况需另行请示。

（三）保密规定：

参会人员对外传播公司会议及秘密信息者，视情节严重及给公司带来损失程度，给予当事人2000—5000元/人处罚，并保留追究相关法律责任的权利。

九、附则

（一）本制度由集团办公室负责解释。

（二）本制度由董事长批准后生效，自颁布之日起执行，原相关制度同时废止。

（三）相关表单

附件1、会议通知单

附件2、会议签到表

附件3、会议纪要模板

附件4、会议决议跟进表附件1：

附件2：

会议签到表

此次会议应到______人，实到_____人，缺席_____人。

注：签名请用正楷字体书写，谢谢合作！

附件3：

会 议 纪 要

集团纪﹝2018﹞1号

会议时间：2018年6月21日09:00-10:30

会议地点：**项目二楼会议室

主 持 人：XXX

参会人员：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX

记 录 人：XXX

会议主题：关于**项目限价问题的应对措施/**周公司例会（举例）

会议内容：

一、会议主要内容

1.

二、行动计划

三、需董事长决策、协调事项

2018年6月21日

主题词： 限价 补款 车位贷

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