word批註應用:更改和隱藏批註

Word 批註是審閱文檔的功能之一,其作用是註釋、評論文檔內容。它不會影響或修改文檔原本的內容,在審閱文檔時非常實用。

因此,在之前的“如何用好Word中的批註:快速添加和刪除批註!【Word技巧】”一文中我們介紹瞭Word添加和刪除批註的幾種常用方法。

今天,將繼續為大傢介紹幾個Word批註的相關操作技巧,以幫助大傢更透徹的掌握批註功能,實現便捷辦公。

一、更改批註者的姓名

在文檔中插入批註後,該批註框內會顯示出審閱者名字為“xbany”,如下圖所示。

當多人同時在文檔中進行批註時,為便於區分和記憶,我們可以更改批註者的姓名,操作方法為:

(1)點擊【審閱】-【修訂】組右下角的“對話框啟動器”按鈕。

(2)打開“修訂選項”對話框,單擊“更改用戶名”按鈕。

(3)打開“Word選項”對話框,選擇“常規”選項卡,在“對 Office 副本進行個性化設置”欄下,更改您要在自己的批註中使用的姓名或縮寫。

更改後的效果如下所示:

提示:對批註的姓名或縮寫進行更改時,僅會對更改之後的批註產生影響,不會對在更改姓名或縮寫之前文檔中已存在的批註進行更新,如圖所示。

二、匿名顯示批註

在Word中插入批註時,審閱者名稱就會顯示在批註中,如果不想泄露或顯示審閱者的信息,我們可以將其設置為匿名,如何設置呢?請看具體操作方法:

(1)點擊【文件】-【信息】命令,在右側的”信息“界面中點擊”檢查問題“按鈕,在彈出的菜單中選擇”檢查文檔“選項。

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(2)在打開的”文檔檢查器“對話框中單擊”檢查“按鈕。

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(3)此時,即開始對文檔進行檢查。檢查完畢後,單擊”文檔屬性和個人信息“右側的”全部刪除”按鈕。

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(4)重新打開文檔,文檔中的所有批註都不會出現審閱者的名稱瞭。

三、隱藏批註

如果一篇文檔中的批註過多,有時會影響文檔閱讀和整體美觀性,我們可以將其隱藏起來。

點擊【審閱】-【修訂】-【所有標記】按鈕,在彈出的下拉列表中選擇“無標記”或“原如版本“選項,即可將文檔中的所有批註隱藏。

提示:如果想要將所有隱藏的批註顯示出來,則可以選擇“簡單標記”或“所有標記“選項。

以上就是今天的全部內容,希望對大傢有所助益。

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