企业的OA信息化不是单纯的购买软件产品，通过OA信息化降低企业的经营管理成本，提升办公效率以及业务管理能力是很多企业的基本要求，OA信息化也自然成了很多企业用户的重要策略。OA信息化效果的好坏与用户自身信息化经验息息相关，了解OA的作用并选择满足自身需求的OA产品和软件厂商，通过实施推广让OA在内部得到良好应用并发挥应有的作用，因此用户单位需要不断积累和提升自身的信息化经验，OA需求管理+实施推广更是企业用户的必修课。

“管好需求、选好产品（厂商）、做好实施”，是OA以及管理软件成功应用的基本要求，需求是OA系统应用的目标，是OA产品和厂商选型的依据。中小企业内部选择适合做需求管理的人才，相比较找懂软件开发技术的人才容易得多，只需具备一定的沟通能力+分析问题能力+文档撰写能力，熟悉OA软件的作用和基本操作即可，但要同时具备一定的技术能力那必然是“人才难得”，而OA实施推广则取决于企业用户的管理能力和执行力。OA需求管理的需求规划是项目的起点，实施推广则发生在OA项目的后期，将这两块落实好+做好OA软件产品和厂商的选择，那么OA系统在后续的应用中效果不会太差。

OA需求管理需要避免哪些情况？

1、OA需求规划过于简单这类负责选型的用户，对OA系统了解不深，提需求的时候往往过于简单，如：单一的文档管理、或单纯的费用管理与审批等，需求过于简单必然导致OA发挥的作用有限，OA可有可无甚至是搁置不用。

2、OA需求规划过于复杂这类用户一般对OA有着比较高的要求，OA需求多，存在大量超出厂商OA产品的个性化需求，整体开发工作量大。如：OA中对接销售和ERP系统，OA中包含行业的项目管理。OA需求过于复杂增加了项目实施的风险和成本，建议采用整体规划和分阶段规实施的原则。

3、存在大量不清晰的需求这类需求一般与企业的业务有关，而市面上没有类似的成型软件产品，而用户则希望在OA系统中实现，但很多需求只有一个大致的框架和方向，细节则不清晰，这种OA项目包含大量的定制开发，尤其是后续无休止的修改和调整，风险和成本都非常高、失败几率大。

4、无法区分产品需求和定制需求本该是软件产品层面解决的需求，却投入大量的人力和物力进行额外的定制开发，本该属于ERP解决的需求或CRM中解决的需求，却硬生生的通过OA大量定制解决。同样市面上软件产品不存在的个性化需求，只能通过定制开发解决，却希望通过海选软件产品和供应商解决，在浪费大量的时间后最终不得不放弃。

5、开发实施过程中OA需求频繁调整很多细节的需求在前期很难一次性完整的提出，特别是前期需求没有到位，但过于频繁的需求调整对软件功能的开发和系统结构的影响比较大，对OA的技术构架和系统设计有着更高的要求，增加了项目开发的工作量，影响系统的稳定性，特别是由于需求不清晰，反反复复的调整对OA软件的实施带来了严重的影响，导致项目的无限延期。

中小企业用户如何做好需求的管理？

在综合考虑自身信息化经验、单位的业务和管理模式、整体预算等情况，合理规划需求，企业OA信息化是一个系统和长期的过程，很多需求是在不同时期逐步释放的，可以考虑在总体规划下，本着急用先上的原则，分步实施的原则。1、需求无需一次性完整提出，没有必要也没有人可以做到，OA需求管理做到涵盖基本需求、核心需求、包含自身特点和优势的个性化需求。2、企业信息化涉及到不同的部门和人员，需要对内部的组织和管理非常熟悉，OA需求中需要充分体现企业日常管理的内容。3、中小企业用户信息化经验缺乏，企业负责人最好能参与其中，才能保障oa系统需求符合企业实际需求，管理好oa的基础和核心需求，并对OA需求进行持续优化，不断的积累经验。企业oa需求管理的基本原则和步骤1、确定整体的目标和范围2、确定业务的主要框架和流程3、确定业务参与的核心部门和核心业务负责人员。4、需求负责人员主导需求的整个过程，采用会议、访谈、问卷调查等多种方式进行收集，核心部门和人员重点参与。5、对需求进行分析整理，合理的进行取舍，对关键需求进行细化。

以上看似理想的步骤，实际在很多中小企业用户中很难做到，很多用户实施OA基本上是第一次，只能是选择一套OA软件产品先用着，在后续使用过程中采用“添油战术”逐步的追加需求，但这需要OA产品具备良好的扩展性和二次开发能力，也就是我们经常提及的“OA软件的平台化”，否则后续新需求在技术层面上无法实现和满足，OA功能需求和发挥的作用也就到此为止了，除非更换软件产品重新构建。

OA实施推广最终用户需要做好哪些？ OA实施推广是保证系统落地的必要过程，做好OA需求管理选择适合自己的OA产品和厂商，才能保障后续项目的顺利实施，这个是硬性的前提和基础。通过实施推广结合单位的实际情况，让单位内部绝大多数人能够熟练的使用系统，在整个OA系统的实施推广中，最终用户需要做好以下相关环节的内容：一、OA实施推广的基本策略1、协调好各部门的关系，做到有计划、有步骤的推广;2、结合企业制度管理逐步形成良性的OA办公氛围;3、先从简单的功能进行推广，分批次进行推广，逐步扩展到OA的其它模块;4、重点培育核心的业务部门和计算机基础比较好的员工;5、确保OA推广的执行力，企业负责人重视是OA推广的重要保障;二、OA实施推广的培训策略1、由点到面、由易到难 从单一功能的使用培训，最终实现大部分功能全员化、熟练化，切忌将所有功能模块流水账般的、不分重点的培训，在形成好习惯之后逐步深入；2、针对不同对象的培训 不同的人对OA使用的功能点不一样，可以重点培训系统管理员、核心部门和核心岗位人员，这些人使用的功能比一般用户多、更加复杂，也可以通过这些核心人员带动企业全体员工对OA的使用。三、OA软件实施推广的制度保障1、建立内部的运行管理制度 oa软件在企业内部推广之初，必然后遇到各种人为的阻力和困难，为了保证未来在oa系统进入正式动作之后的流程运转，企业需要有相关的制度作为保证。2、企业日常管理在oa中落地实现 如：企业内部的财务管理制度（报销、款项支付等），人事管理制度、考勤管理制度等，都可以在OA中落实，真正做到OA为企业管理服务，构建高效协同协作的管理平台。四、通过手机OA提升使用率和普及应用手机OA使用简单、操作方便，手机用户一般都具备一定的app软件操作经验，对于手机OA的使用一般无需培训即可上手，相对于PC端办公软件更容易被用户接受和喜爱，给OA软件的推广普及提供极大便利。手机的移动性、便利性等方面有着PC电脑所不具备的优势，这些是推广和实施OA系统的有利条件，有利于提升OA软件的使用率和办公应用的普及。