会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。

会议组织工具：会议室、会议材料、会议通知、会议指南、桌签、记录笔、笔记本。

须知：确定会议主题、确定会议具体内容、确定参会人员、会议时间

会议地点、下发会议通知、会前准备、召开会议、结束会议。

1、开会时主持人的主持方式。

　　主持人在会议上开始讲话时，是否受到与会者欢迎，第一步将取决于与会者的初步印象。这个印象取决于很多因素，如：主持人是否做好充分准备;眼睛是否闪亮而活泼;声音是否悦耳动听;脸部表情是否生动;对周围的反应是否机智灵活;是否能用简明扼要的话陈述自己的观点。下列秘诀有助于主持人建立一个受人欢迎的形象：

⑴ 主持人要果断而自信。

　　在会议开始前，主持人可以先用几秒钟的时间面带微笑地审视一下会场的与会者，表情友好真诚，这样做可以起到两个作用：

　　一是让与会者感觉到自己对他们的尊重。

　　当主持人望着与会者时，台下的无数双眼睛也会同时聚集到主持人身上，他们也都在观察着要演讲的主持人。在即将开始演讲的一刹那，与会者将会对主持人的精神、热情、知识、学识、声音、目光接触以及身体语言等各方面做出评价，最后形成对主持人的初步印象。

　　第二是可以给自己留一点空间。在扫视会场时，可以让自己在瞬间中调节情绪，更好地发挥自己的主持才能。

⑵ 准时宣布会议开始。

　　会议是否准时开会，是与会者最为关注的问题，很多主持人不能准时开会，令与会者不满。有的主持人认为推迟会议，责任不在自己，他们的理由是，“责任不在我，因为还有人没准备好，要等他们。”这种自我开脱并不是理由。要真的面临这种情况时，比如，临时出现了某人的演讲稿需要改或是演讲的人迟到了等等问题时，主持人可以向与会者微笑数秒钟，表示自己和他们一样，也在期待着早点把信息传递给他们。如果能由主持人来指出演说后会有答疑时间，可以利用开会前的这段时间声明，请与会者在那时提问。

⑶ 开场出奇制胜。

　　会议气氛是否起轻松愉快，决定与支持人的开场白，在会议开始的时候，主持人为了同与会者拉近距离，可以先介绍一下自己的情况，也可以让与会者互相介绍，以便于他们能互相认识。有时，为了缓和会议的严肃气氛，让与会者轻松一下，最好能有个简洁、贴切而幽默的开场白。

①如果眼前的会议与以前的会议内容有关，主持人可以简要地概述一下上次会议的结论。但是别忘记这次会议的重点，无让自己的谈话离题万里。

②要明确地说明这次会议所要讨论的主题或要解决的问题。

③在指出此次会议的目的时，应该声明已安排了紧凑的会议事项。

⑷ 集中精力解决问题和提出行动计划。

　　当主持人告诉与会者应该采取什么措施时，应使用合理的方法，启发他们思考解决的办法以及应采取的行动。也可以在提出问题的解决办法后向与会者做出解释，向他们提供一些解决问题所必需的信息。

⑸ 注意自己的语速。

　　语速影响表达效果。主持人在主持会议时，要不时地变换说话的速度，保持适度的停顿。因为一个人无论准备多么充分，都会有想不起自己所要强调的重点，或者一时想不起所要说的问题。这种情况下，主持人就可以停顿片刻，整理思绪，认真回忆。主持人不要忘了让自己的讲话充满乐观情绪，并且详细地阐述自己的观点或计划。

⑹ 让与会者具有参与意识。

　　主持人应该在会议准备工作时，为了使自己的主持更成功，不妨让与会者多说自己的观点，增强他们的参与意识。一次成功的主持意味着让与会者也能参与到所讨论的问题中来。主持人要明白，与听众沟通得越少，自己得到的支持也就越少，对与会者的了解就越少，取得的成功也就越校

2、如何主持和引导会议。

　　主持人主持会议，有一个很重要的内容，就是要让与会者知道在解决问题或困难时欢迎他们提出任何意见。为此，要让与会者了解情况，共同商量解决问题的办法。因此，可以在主持的.话语中多次使用下列短语，以此来鼓励与会者的参与意识。如“经过我们的共同体验”、“分担我们共同的忧虑”、“为了我们的共同利益”等。

　　一个成功者，总是善于采纳更多人的建议，倾听别人不同的意见。一个出色的商务会议主持也一样，如果使会议多听取他人的意见，有时就会得到料想不到的结果。当然，有时有人也会提出相反的甚至与会议内容毫不相干的观点，或者利用发言的机会进行滔滔不绝的长谈，遇有此等等情况时，主持人要用未完的话来打断，使会议按既定的方向进行。具体方法是：

⑴ 正确看待别人的反对意见。

　　当有人提出反对意见时，主持人应当首先感激对方敢于提出反对意见，然后摆出事实道理来证明自己的观点。主持人一定要注意自己的态度要端正，语气要和气，让提反对意见的与会者心服口服。

⑵ 对那些离题万里的意见要制止。

　　遇到有人发表离题万里的意见时，主持人可以通过这样的方法来解决：微笑着用真诚的语调对那个人说：“你提的这个问题不错，等以后再谈吧，现在让我们回到刚才的问题上来。”或者说：“如果你有兴趣的话，等会后我们单独谈这个会议外的问题，……”这样的话更容易让对方接受。

⑶ 巧妙地打断长篇大论者的话头。

　　会议是有时间规定的，因此，在会议上，主持人应该争分夺秒。会议的来宾人多口杂，尤其是一些爱出风头的人，喜欢在会议中侃侃而谈，他讲的话离题万里自己也感觉不到。这时，主持人应该及时打断他，抓住他话中与会议有关的话问另外一人。例如，可以这样说：“某某，你怎么看待这个问题?”或者考虑使用另一种更直接的方法，如：“我们的时间很紧张，先不讨论这些问题。”或者“我们还有其他的事有待于解决，这个问题先搁一搁。”当把这位滔滔不绝的发言者阻止时，主持人最好不要再给他发言的机会，他如果还想说时，主持人要敢于“抢舌头”。