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場景

作為最好用的文字處理工具之一，MS Word可以說是作者、翻譯、編輯、排版、校對等角色最經常使用的文字處理軟件。在日常工作中，經常會遇到以下場景：

1、編輯加工稿件時，對全文錯誤內容進行統一增刪或修改，對全文格式進行規范，對文章體例進行統一。

2、翻譯中，對全篇術語進行統一。

3、排版時，對全文大綱級別相同的內容應用統一樣式。

……

在以上場景中，都可以使用MS Word中的查找替換功能。查找替換功能用得好，可以為你節約極其可觀的工作時間。在接下來幾次分享裡，傑哥將與大傢分享MS Word中查找替換的使用經驗。

02

MS Word查找替換對話框

MS Word查找替換對話框中包含3個標簽：“查找”、“替換”、“定位”。

“定位”標簽

“定位”標簽可以依次或者指定位置定位到當前文檔的頁、節、行、書簽、批註、腳註、尾註、域、表格、圖形、公式、對象、標題，共計13項。如圖所示：

在寫作、編輯、校對、排版過程中，利用定位功能可以很容易地檢查相似內容的順序及內容，對於全篇統查十分有用。具體的應用在下篇文章中會舉例說明。

“查找”標簽

“查找”標簽主要包括查找內容的輸入框和查找的條件，可以實現字符和格式的查找。主要包括：①查找內容輸入區，②搜索選項，③查找格式設置區。見下圖①~③藍底色區域。

“替換”標簽

“替換”標簽主要包括查找內容的輸入框和查找的條件，可以實現字符和格式的查找和批量替換。與“查找”標簽相比，除瞭①②區域完全相同外，③區域的名稱變成瞭“替換”（見下圖綠框），另外增加瞭④替換內容輸入區，見下圖。

通過對比“查找”和“替換”標簽，可以發現：這兩個標簽的“搜索選項”完全一樣，也就是說，這部分的選項設置隻作用於查找內容，對替換內容不起作用。對於這部分之外的其他格式，如果想使得查找內容和替換內容的格式不同，可以將光標分別定位在查找框和替換框中再分別利用下面的③查找/替換格式設置區進行設置。這裡有3個按鈕，MS Word將所有可以設置的格式分別安排在前兩個按鈕裡：“格式”和“特殊格式”。在傑哥看來，這兩個按鈕中的內容其實並非都是格式，而是把字符和格式混合在瞭一起，具有Unicode編碼的可以稱之為字符。而段落符號、手動換行符等貌似格式的東西其實就是一個字符。這一觀點傑哥在聊聊字符那些事兒（一）中就提出過。下面我們就將這3個按鈕展開。

1

“格式”按鈕

格式按鈕能夠設置的項目如下：

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字體：即字體對話框中所有可以設置的內容，如下圖，包括2個標簽“字體”和“高級”。

段落：即段落對話框下的所有設置，包括3個標簽“縮進和間距”“換行和分頁”“中文版式”。

制表位：

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語言：

圖文框：不同於文本框，是一種不太常用的圖片對象。

樣式：

突出顯示：

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2

“特殊格式”按鈕

這個按鈕顯示的內容與②“搜索選項”中是否勾選通配符有關，下圖展示瞭沒有勾選和勾選瞭通配符兩種情況下該按鈕顯示的不同內容。

將以上不同的字符或者格式重新梳理，可以得到以下的結果：

如圖所示，傑哥將MS Word所謂的“特殊格式”分為2類：字符和Word獨立規定。其中“字符”並非真正意義上的格式，其本質就是Unicode字符，在其他軟件中通用，隻是在Word中被賦予一些快捷輸入方式，如^%表示分節符這個字符。而“Word獨立規定”是Word自定義的格式或元素表示手段，這些手段隻能在Word軟件中使用，沒有通用性，比如MS Word通配符就與標準正則表達式就有些許的不同。

3

“不限定格式”按鈕

這個按鈕的功能是，將查找框或者替換框設置的格式刪除。

本篇文章內容就先講到這裡。從下篇開始，傑哥將結合寫作、翻譯、編輯、排版、校對中的實例，為大傢展示MS Word查找替換的神奇功能，敬請期待！