第四節 電話留言
您是否也曾有過如下的經歷?有一天,辦公室的龍經理收到一個留言條,上面是這樣寫的:
龍經理:
剛才一位姓陳的先生來電,讓您晚上8:30在和平橋那裡等他。
試分析,如上留言有哪些不妥當的地方?
留言五要素
致給:也就是給誰留的言
來自:誰要求留的言
內容:對方需要轉告什麼樣的信息。
記錄者簽名:這樣以便能對留言不清楚的部分進行解釋。
日期和具體時間:不僅要日期,同時也應寫明留言的具體時間。
根據留言五要素,上面的留言存在什麼問題?
來自哪裡不清楚
陳先生是誰?每個人都有很多同姓的朋友,那麼究竟是哪一個?無從知道。因此最好能向對方問清姓名、工作單位,或至少也要知道對方的聯系方式,如電話號碼。
留言沒有具體時間
有時具體時間也包括一些十分重要的信息。有很多事情是有時效性的,過瞭時間再來處理就沒有用瞭,如賓客投訴處理。因此不僅要標明時期,而且還要標明具體時間。上面的留言並沒有註明確切的日期,隻寫是晚上,哪天的晚上?說不定是明天,龍經理今晚就在等,怎麼能等到?
留言不清楚
誰留的言,若同一辦公室隻有一位姓周的,那倒可以,但如果同辦公室內有兩位周的同事,那就不能如此寫瞭。
另外在記錄對方留言時,最後要確認記錄的內容。
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