公文格式和行文規則

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。

黨政機關通用公文的文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度（等級）、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍（附註）、附件、主題詞、抄送機關、印制版記、公文二維條碼22個要素組成。

（一）版頭

行政機關的發文機關標識主要有3種形式：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”組成，即“文頭紙”；一種由發文機關名稱加“令”組成，如“省政府令”；一種由發文機關名稱加武文線組成，即“函頭紙”。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

（二）份號

即份數序號，是同一件公文印制份數的順序號。用電報傳送的秘密公文，不標註份號。絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報，均應按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。

（三）密級與保密期限

公文中的密級（包括國傢秘密）分為絕密、機密、秘密3個等級。商業秘密分為商業機密、商業秘密2個等級。密級用3號黑體字標註。黨的機關的公文密級標註在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文密級標註在公文首頁右上角。如需同時標註秘密等級與保密期限，黨政機關的公文都用3號黑體字頂格標註在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，並與保密期限之間用“★”隔開。

（四）緊急程度（等級）

黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”用3號黑體字頂格標註於公文首頁頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標註於公文首頁版心右上角第2行。如無密級則標註在第1行。電報的緊急程度叫等級，分“特提、特急、加急、平急”4種，用3號仿宋體字標註，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天。

（五）發文字號

發文字號是由發文機關代字、發文年度和發文順序號3部分組成。發文年度應標全稱，不能簡寫。發文順序號分年度從1號起，按公文的簽發時間的先後依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。應註意三個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般隻標註主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印制的公文的發文字號，行政機關的用3號仿宋體字標註於版頭（發文機關標識）下空1行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標註；上行文的標註於左側，與右側的“簽發人”對稱，左右兩邊各空1字排印。

（六）簽發人

上行文應標註簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人3字加全角冒號與簽發人姓名組成。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發人右側用4號仿宋體字標註會簽人及其姓名。標註簽發人的目的是為瞭加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。

應註意兩個問題：一是聯合行文，有多個簽發人，一般是主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；二是簽發人是指機關簽發公文的領導人中最高職務者。

（七）標題

由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位於紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。應註意三個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，主辦機關的名稱排在前面，其餘依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文）中應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。

（八）主送機關

在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最後一個主送機關名稱之後用全角冒號。如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上。

在黨政機關常用的公文中，隻有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標註主送機關；決議、決定、指標、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標註主送機關；通報可標也可不標註主送機關，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協選舉結果，可標註主送機關。

（九）正文

正文位於主送機關下方，不標註主送機關的公文，正文位於成文日期下方。數字、年份不能回行。正文中的結構層次序數是：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要註意不要把“1.”的小圓點寫瞭頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1.”，但不能用“（1）”。

正文的排印隻能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。隻有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級用黑體字排印，第二級用楷體字排印；有多級小標題的，第一級用小標宋體排印，第二級用黑體字排印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。

法規性公文的編、章、節的序號及標題居中排印，占兩行；非法規性公文的小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之後接著排印正文的，末尾有句號。

（十）附件

應在正文之後、發文機關署名之前排印附件名稱。附件名稱與正文空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，後面標全角冒號和附件名稱。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。

附件置於主件之後，另起一頁開始排印，並與主件裝訂在一起，公文主題詞與印制版記應標註在附件最後一頁的下端。不能裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應標註在主件最後一頁的下端。

（十一）發文機關署名

單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文，應署名。署名時將發文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發文機關名稱，最後一排如餘一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。

（十二）成文日期

一般以領導人最後簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文以最後簽發機關領導人的簽發日期為準；應當寫明年月日，年份不能簡寫。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯合行文將成文日期拉開，左右各空7個字排印。公文經領導人簽發後因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。

（十三）印章

除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應加蓋發文機關的印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。

加蓋印章時，要做到端正、清晰，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。單一機關行文印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。不得蓋空白章。當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當關合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發文機關署名處，兩端不得超出版心；最後一行如餘一個或兩個印章，均居中排佈；當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。

省直各公司來省社蓋章，凡是股東決議、會議紀要、章程，涉及到人、財、物的重要文件材料等，都必須備有兩份留省社存檔，且所有股東（包括省社派出的股東代表）均須在股東決議上簽名。

（十四）主題詞

“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標註，後標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1行，一行排不完的另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。

（十五）抄送機關

在印制版記上方，主題詞下方，並用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關按機關大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號後的抄送名稱對齊。用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號。

（十六）印制版記

行政機關的公文隻有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間以付印日期為準。翻印上級機關的公文，應把印發單位改為翻印單位，印發時期改為翻印日期，用圓括號標註共印份數。

（十七）公文排印、裝訂格式

除發文機關標識、標題、主題詞用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其餘文字都是用3號仿宋體字。黨的機關用16開公文紙排印。行政機關用國際標準A4紙，正文用3號仿宋體字，每頁排22行，每行排28個字。要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。頁碼用4號半角白體標註，雙頁碼居左空1空，空白頁不標註頁碼。

二、行文關系

公文的行文關系主要有6種關系：

1.領導與被領導的關系。指有隸屬關系的上級機關與下級機關之間的公文往來關系。即具有直接領導關系的上下級之間的關系，不包括間接的領導關系。2.指導與被指導的關系。指沒有隸屬關系但有業務指導關系的機關、單位、部門之間的公文往來關系。上下級機關之間用下行文文種，平行機關之間用函行文。3.綜合管理與被管理的關系。包括歸口管理與被歸口管理的關系。4.屬地管理中統一管理與被統一管理的關系。5.監督與被監督的關系。6.平行機關之間的協作關系和業務上管理與被管理的關系。

特別要註意第6種關系：

（1）平行機關之間的協作關系，指沒有隸屬關系的機關、單位之間因工作上的相互聯系而進行的公文往來關系。這種工作上的相互聯系，一般以公文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協助或予以批準等。

常見的錯誤有：①行文對象級別高，就認為本機關與行文對象是上下級之間的領導與被領導的關系；②行文對象有管理實權，行文時作上級對待，以示尊重。以上都是不符合行文規則的，應予以糾正。

（2）平行機關之間業務上的管理與被管理的關系，指沒有隸屬關系的機關、單位之間，其某些業務工作應接受業務主管部門的統一管理。平行機關之間業務上的管理工作，如報請批準、批準後的答復、進行監督管理、下達管理規范等，應用函行文。常見的錯誤有：把業務主管部門當作自己的上級機關，請求批準時錯用文種，即該用“函”，卻用“請示”、“報告”。

三、行文方式和規則

行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。在處理行文關系上，黨政機關必須遵守以下規則：

1.向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

2.黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權范圍內可分別向下級黨委、政府的相關部門發佈指導性、批復性、規范性、周知性等公文，但無權發佈指揮性公文。

3.黨委、政府的辦公廳（室）可以根據黨委、政府的授權，分別向下級黨委、政府行文。黨委的其他部門，不得向下級黨委發佈指示性公文。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府的授權，分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。因為辦公廳（室）是辦事機構和綜合機構，經領導同意或授權可以對外正式行文，其他內設機構不是獨立的單位，不具備法人資格，也不能代表部門，不得對外正式行文。

4.部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

5.同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關事項，但不宜過多，凡屬政府職責范圍內的事項，則不需與黨委聯合行文。

6.屬於部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。

7.受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復請示事項；上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

8.不相隸屬機關之間，不論級別如何，隻能用函行文，用協商的口氣以尊重對方，用陳述性語言以示禮貌，不能在函中帶有指令性、指示性、指揮性、決斷性的語言，不能居高臨下，不能用上級對下級的口氣行文。

9.必須按隸屬關系和有關規定請示問題和報告工作。

“請示”公文是下級機關向上級機關請求指示、批準、幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問使用的文種。“請示”和“報告”行文的目的和作用不同，內容和結構不同，行文時限和批轉的重點不同。

（1）向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。應當一文一事，一般隻寫一個主送機關，不得在非請示中夾帶請示事項；其他機關需要周知和支持的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。報告隻能供上級機關閱知，無需批復。請示上級機關批轉本部門的公文，應當同時報送批轉通知及被批轉公文（如報告、意見、方案等）的代擬稿。

（2）不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

（3）請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商並取得一致意見後上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。

（4）除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規定程序處理，不應當直接送領導者個人，除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

特殊情況是指突發事件、上級機關負責人已瞭解情況和直接交辦的事項。上級機關負責人已瞭解的情況並直接交辦的事項，這有兩種情況，一是領導人明確要求呈報機關將公文直接送給他個人的；二是領導人批示或口頭指示按辦文程序辦理的，交秘書部門按正常的程序辦理，秘書部門必須嚴把辦文關，不得因領導人有批示而降低辦文的質量。

（5）屬於主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

（6）黨委各部門應當向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級級黨委主管部門請示重大問題。

（7）對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。不符合行文規則的上報公文主要指不符合行文規則的請示、報告和代擬稿等。

（8）公開發佈的公文一般不再印發。

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