今天我們來比較一下兩種最為流行的辦公文件格式：PDF 與 DOCX。雖然兩者都主要用於進行文本處理工作，但其文件方面的差異，兩者分別的適用性和功能性方面都有值得註意的地方。繼續閱讀以瞭解更多詳情。

什麼是 DOCX？

DOCX 是一種最初由 Microsoft 開發的開放式文檔格式，可用於創建可編輯的文本文件。這是最為流行的辦公文檔格式，此外還有其他前身 DOC 與 ODT 格式。

由於不同軟件之間的兼容性和用戶系統規格可能會各不相同，打開 DOCX 文件時可能會出現內容失真或丟失的情況。這就是為什麼我們需要選擇合適的軟件來處理 DOCX。

什麼是 PDF？

PDF（可攜帶文檔格式）是由 Adobe 創建的文件格式。PDF 中也包含文本、圖像和其他元素，可用於顯示格式化的文本內容，但卻並不支持完全的內容編輯功能。PDF 文件通常是基於其他文本格式而創建的，在此過程中文件被轉化為更具兼容性的項目，便於更多人進行查看。

雖然在 PDF 中沒有太多的編輯和設計自由，但在其中仍然可以通過應用表單字段、富媒體、圖層甚至 3D 對象以進行互動。

下面我們來對比 DOCX 與 PDF 格式，確定一下比較適合您下一個任務的選項。

文件規格：組成部分、文件大小等

PDF 內容是由矢量、位圖圖形以及文本組成，是一種穩定且可攜帶的形式，這意味著您可用任何支持的軟件打開此類文件，而不用擔心扭曲任何內容。

DOCX 是一組 XML 文件的組合，其中包括被封裝在存檔文件中的不同類型內容。此類文件需要特定的、具有正確讀取 XML 內容及其依賴關系能力的軟件。DOCX 文件可用Microsoft Office、ONLYOFFICE、LibreOffice 等文檔處理軟件打開，這些軟件都對該格式的功能和內容有著不同程度的支持。

盡管這是由 Microsoft 構建的文件格式（所以其在 Office 中具有最大的處理兼容性），但像 ONLYOFFICE 這樣的辦公套件也是基於 OOXML 的，故也能為使用不同應用程序創建的 DOCX 文件提供準確的內容顯示能力。

PDF 則受到瞭更多應用程序的支持，包括網絡瀏覽器、消息應用，當然還有特殊的 PDF 瀏覽器（如：Adobe Acrobat、PDFelement、Foxit reader 等等）。您還可使用 ONLYOFFICE 這樣的辦公應用來對 PDF 進行讀取和閱讀。

簡而言之，DOCX 格式擁有各種可用於文檔創建和編輯的工具；PDF 則有所不同，其需要特定的軟件且種類更加有限。本質上而言 PDF 是一種可移植的格式，使用瞭不太復雜且有組織的內容，還可以使用多種應用打開。

用戶關註的另一個不同點是文件大小。這一方面 PDF 其實並沒有什麼優勢 – 在內容相同時其文件將比 DOCX 更大。例如，DOCX 版本的本文檔需要 754 KB 的空間，PDF 版本則達到瞭 1.3 MB。

編輯功能

DOCX 中可使用復雜的文本格式化功能，如：字體、樣式、頁面佈局以及元素。其中支持圖像、自動形狀、圖表、公式還有多種其他類型的對象。

在 ONLYOFFICE 文檔中編輯 DOCX

這使得 DOCX 成為撰寫所有類型文本信息的首選格式，無論是簡單的通訊內容，還是論文和雜志文章等出版材料，這些都不在話下。此外 DOCX 文件還可以原始形式進行共享、打印或轉換為其他格式（如 PDF），具體取決於所需目的。

PDF 格式的使用方式會少一些。這是一種為瞭分享而準備的文件格式，便於他人進行查看和審校，有時也用於歸檔以最終確定協議和合同。各類 PDF 軟件所提供的編輯功能主要包括註釋、評論、表單填寫、圖形繪制和視覺對象添加，以及這些功能的不同迭代和擴展。

協作

DOCX 本質上就是一種協作性質的格式。其他用戶可在支持 DOCX 的軟件中將其打開並進行編輯，無論是使用本地軟件還是雲端工具。協作者可平等地編輯文檔並對調整其內容的格式 – 當然，添加瞭共享權限限制的文檔除外。

b43bc00b4f2c878565fa8f8c8912518eOffice 在線協作。來源：Microsoft

有助於協作的額外工具多種多樣。例如，ONLYOFFICE 支持兩種協同編輯模式、用戶提及評論、版本歷史記錄、審閱跟蹤更改以及其他功能。在 ONLYOFFICE 工作區和其他一些可集成套件的工作環境中，協作者的權限可進行調整，限制其評論、審校以及表單填寫操作。

PDF 文檔則主要通過審閱和註釋的方式來支持協作功能，這使其在文件工作流中的作用完全不同。

表單填寫

在這裡，我們應該特別註意模板和表單的創建工作，因為這本身就是一個協作過程，所以在完成這項工作時可按需使用 PDF 和 DOCX。創建模板、起草空白合同、創建其他涉及多方的文檔，這些工作有助於自動化文檔工作流並節省銷售和營銷等結構化流程時間。

借助 PDF 軟件，您可將字段添加至預先設計好的文檔中，以便由指定的接收者來進行填寫（如：銷售合同或 PO）。PDF 格式可以確保您所共享的文檔，與最終已填寫並簽名的文檔，其在內容上保持一致，不會出現內容丟失或格式錯亂的問題。

DOCX 也可用於模板和表單的創建工作，您可選擇在純文本中留下空白字段，也可使用內容控件等特殊功能。

47fd679f96d27c9706c7bad93dd787da在 ONLYOFFICE 桌面編輯軟件中進行表單創建

部分軟件中可創建更高級的表單。例如，ONLYOFFICE 的表單創建功能可幫助您以基於 DOCX 的格式 DOCXF 和 OFORM 來進行構建，並使用直觀的界面將其保存為模板以便進行分享，還可使用一系列的可定制字段類型（如：富文本、下拉列表、圖像占位符等）。如有需要，這些內容也可被導出為可填寫的 PDF。

安全性

兩種格式都提供瞭可用於保護內容並限制所選用戶訪問權限的安全性工具。兩者均支持的安全功能（可能會有 UI 排佈方面的區別）包括：

• 水印；
• 密碼保護；
• 數字簽名；
• 限制復制和打印。

Adobe Acrobat 數字簽名。來源：Adobe

但由於 DOCX 提供瞭協同編輯功能，故在其生命周期的某些階段時可能會需要一些額外的保護。例如，所有者可向用戶提供高級共享權限，以保護數據免遭更改或是不必要的訪問。這在不同的軟件中有不同的處理方式。

ONLYOFFICE 文檔不僅為為現成文檔提供瞭密碼加密功能，還提供私密房間加密協作功能，用戶在其中所進行的所有變更都將被實時加密。

軟件

如前所述，在文件規格的討論中，我們提到這兩種格式都得到瞭許多應用的支持，DOCX 則需要能夠對其進行處理的特定工具。以下是針對兩種格式的流行軟件。

DOCX

• Microsoft Office（桌面版）
• Office Online（線上版）
• ONLYOFFICE 文檔（線上版）/ ONLYOFFICE 桌面編輯軟件（桌面版）
• LibreOffice（桌面版）
• Zoho Docs（線上版）
• G-Suite（線上版）
• WPS Office（桌面版）

PDF

• 所有上述提及的軟件，且具有導出和讀取 PDF 文件的功能；
• Adobe Acrobat；
• PDFelement；
• Foxit reader；
• Expert PDF reader；
• Nitro Reader；
• 網頁瀏覽器；

我是否能將 PDF 轉換為 DOCX？或者將 DOCX 轉換為 PDF？

正如本文之前所提到的那樣，使用像 ONLYOFFICE、Microsoft Office 這樣的文字處理工具可毫不費力地將 DOCX 轉換為 PDF。但根據 PDF 文件生成 DOCX 文件呢？

由於 PDF 不僅由實體圖像組成，同時其中還常常會有文本信息和其他元素，因此從技術上講是可以對這些文本和元素進行檢索獲取，並以相同內容生成 DOCX 文件的。此類過程可能會對文檔格式與內容造成影響，不過仍然有一些工具提供瞭這樣的功能。

例如，ONLYOFFICE 可將 PDF 轉換為 DOCX，因此您可在無需手動復制或輸入內容的前提下對內容進行編輯與協作。同樣的功能也可在 Adobe Acrobat、Google Docs、PDFelement 與 http://Convert.io 中找到。

8e1bd0d579630598e81f3a2bb171e878借助 ONLYOFFICE 文檔進行 PDF 轉化Adobe 推出的 PDF 轉換工具。來源：Adobe 網站

總結：PDF 與 DOCX 各自的優勢

PDF 和 DOCX 格式都是為文本文檔的存儲和共享而設計的，不過兩者有著不同的規格，因此其在日常文件工作流中的作用也是不同的。

下面是 DOCX 與 PDF 格式所支持的功能及其特點的簡要介紹：

DOCX 的功能，無論是創建還是共同編輯，都比 PDF 豐富得多。但支持 DOCX 的軟件選擇有限，而PDF 則得到瞭眾多各類應用的支持，包括支持 DOCX 的辦公軟件與網頁瀏覽器。

有瞭合適的軟件，您不僅可以充分發揮這些格式的功能，還可以對其進行雙向轉換。

在 ONLYOFFICE 中處理兩種格式

ONLYOFFICE 文檔與 ONLYOFFICE 桌面編輯軟件提供瞭豐富的 DOCX 處理和協作功能 – 其也是軟件原生完美支持的格式之一。您可直接根據 DOCX 生成 PDF，也可根據 PDF 生成 DOCX。此外還提供瞭內置的 PDF 查看器，可讓您無需額外軟件的幫助也能處理 PDF。