“现场如战场”

在会议活动执行期间，我们小心检查、反复演练，就怕哪里出差错。而在实际执行过程中，突发状况经常让人猝不及防。

与其状况发生时不知所措，不如把“开会了”为大家准备的这份“会议活动常见突发状况应急预案”收藏起来，每次办会前，翻出来看看。

活动现场常见突发状况与应急预案：

准备工作

成立应急小组

举办中大型活动，建议安排专人或团队负责风险管理，并制定详细的应急预案，总负责人负责把控全局，相关负责人各司其职，在会前做好相关风险的预估与检查、监督。一旦出现突发事件，相关负责人应及时赶往现场进行处理，将不良影响或危害降到最低。

应急小组工作准则：

1.降低风险发生的可能性；

2.及时处理突发状况，将突发状况可能带来的损害降至最低；

3.必要时转嫁风险，例如：提前购买保险；

应急预案准备

为了各项应急措施的实施，主办方应做好充足的物资准备，包括常规药品、车辆、各设施设备的备用件以及PlanB、通讯联络工具等，由总负责人统一调配。

（一）内部应急准备

①人流管控;提前了解现场各个出入口，以及空间布局；

②设备与物料：设备提前检查，现场调试至最佳；物料类的制作至少+1（看成本与用途）；

③对现场环境进行全面消杀（防疫）；

④责任到人，仔细检查，一旦出现突发状况，迅速反应；

（二）外部应急准备

①现场医护人员、日常用药的准备；

②熟知周边相关环境，包含急救站、防疫站、医院等的所在位置；

③场地方相关负责人、决策者联系方式，特殊时是否可特殊处理；

常见突发状况处理参考

状况一：电源故障

电源超负荷运转导致停电

【预防办法】分成多个电路铺线区域，在每个区域设置总电源，将总电源量分摊至负荷内。

【处理办法】电路铺线区域安排多名电工进行紧急处理，同时防止他人进入电路区。

备注：在现场布置之前将各区域总电源准备好，并进行线路检查，确保线路无误；准备备用电源。

状况二：音响故障

单套音响出现线路故障

【预防办法】备用一套临时处理音响，将两套音响电源线路分开，以便现场紧急调配。

【处理办法】迅速调换音响设备

备注：音控师在活动前一天下午进场将音响及各配件调试到最佳状态。

状况三：麦克风故障

【预防办法】增加麦克风的传音端口，在一个端口出现问题的情况下不影响另一个麦克风发生效果。（有线无线均可）

【处理办法】马上调换麦克风，音控师在故障期间播放混响，避免现场出现冷场情况。

状况四：媒体文件故障

在正式环境下，媒体文件播放出现故障，如PPT（最好转化为PDF格式，避免变形）、音频、视频文件

【预防办法】

①所有文件在活动开始之前务必进行试放；

②所有文件备案一份在指定U盘中，一旦出现故障可在最短时间内获取备用文件，将不良影响降到最低；

【处理办法】示意主持人先缓和现场气氛，迅速从备用U盘中调取指定文件进行播放。

状况五：人员被绊倒

参加人员，包括观众因碰到现场线路而摔跤

【预防办法】在各个危险区域，如电源、滑湿地带等，作好危险标示。提前准备好日常跌打损伤类药物。

【处理办法】疏散围观人群（将不良影响降到最低），迅速查看人员身体情况并致歉，同时，根据人员情况做伤情处理，在不影响绊倒人员伤情的情况下，尽量将相关人员带至单独空间进行情绪安抚。如相关人员受伤，应立即送医。

状况六：人员意外伤害

人员意外伤害事件是各展会活动中比较严重的突发事件

【预防办法】活动开始前，进行安全隐患排查，尤其注重可能出现意外掉落、意外倒塌、意外塌陷的点。

【处理办法】

①当出现意外伤害事故时，如活动现场设有医务室，则应立即送往医务室进行救治，再根据医生的判断决定是否拨打120送当地医疗机构。

②如果活动现场未设医务室且伤情无法判断，建议直接拨打120，同时进行简单伤口处理。

③及时疏散人群，避免造成更大面积的不良影响，并对相关人员进行情绪安抚。

④因其是在活动现场受伤的，故活动的主办方都有相应的法律责任，所以也应该支付一定的医疗费用。

备注：在具有一定危险性或潜在危险性的活动开始前，应为相关人员办理保险，遇到此类事件涉及到费用将由保险公司承担。

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状况十二：遇红、黄码

现场有人发热、黄码、红码

【预防办法】

①提示参会人员到场需持24小时/48小时核酸绿码，现场设打卡、测体温装置，安排专人进行核酸码查验；

②现场储备部分防疫物资，并时刻提醒参会人员按照规定佩戴口罩等，尽量保持1m距离；

【处理办法】

①一旦发现疫情，首先应该封锁现场，避免疫情外溢；

②现场设置临时隔离区，避免相关人员与其他人接触；

③联系最近的疫情防疫单位，再根据防疫单位的指引进行相关处理；

④安抚参会人员情绪，摆正心态，先冷静下来配合防疫人员的工作。

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