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　　機關企事業單位檔案室，是單位中負責管理本單位檔案並主要為本單位提供檔案服務的機構，屬於國傢檔案事業系統的基層組織。作為單位檔案信息存儲、加工、利用和傳遞的服務機構，為本單位領導及單位內的機構和個人提供歷史依據和參考材料。

　　對具體信息感興趣的朋友可參考百度百科詳細條目：檔案室。

　　筆者將按照下圖所示，逐項向各位朋友介紹單位檔案室工作的各個方面。

　　各項檔案工作的依據主要遵循《中華人民共和國檔案法》、《<中華人民共和國檔案法>實施辦法》、中辦國辦《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》及地方相關法律法規或極具指導意義的重要文件（如《四川省<中華人民共和國檔案法>實施辦法》、四川《關於進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》），因本系列文章的主要目的是告訴大傢“怎麼做”，而不是“為什麼做”，故在後文中如無必要，將不再提及。

　　本篇文章將從組織機構、責任職責、規章制度等工作方面談談如何做好單位檔案室的前置工作。

　　中央、國務院對單位檔案工作的總體要求是：“各級黨政機關、企事業單位（包括境外派出機構）、社會組織，要根據工作實際需要，加強檔案管理工作，做好本單位本系統的文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案並提供利用，開展檔案數字化、檔案編研、檔案業務交流、人員培訓等，按規定向同級國傢檔案館移交檔案。有條件的地方要對機關檔案機構和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能。各級黨政機關、企事業單位要大力支持檔案部門加強統籌協調和業務指導，確保歸檔文件材料符合要求；把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導。村、社區及其區域內的非公有制經濟組織、社會組織要設立檔案室或指定專人負責檔案工作，收集保管本單位檔案並提供利用。”落實到具體任務上，應做好以下幾項工作：

　　一、加強組織領導。

　　單位需建立檔案工作領導小組，明確檔案工的的領導及其職責。由於檔案管理工作涉及單位各項工作，涉及黨、政、群以及各個業務部門，單位應將檔案工作列人本單位發展規劃和年度工作計劃，制定本單位檔案發展規劃和年度計劃,並確定一名單位領導分管檔案工作。同時成立單位綜合性檔案工作機構（即檔案室，此處的“室”對應黨政辦公室的“室”，註意區別於檔案庫房。）,實現各種門類、載體檔案集中統一管理;負責集中統一管理本單位各種門類檔案（如文書、會計、項目、科研、生產、聲像、實物等檔案），負責對本單位檔案工作監督、指導、檢查。

　　基層單位，不具備設置檔案室條件的，應明確專兼職檔案員，承擔檔案室的工作責任並行使工作權力。

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　　二、落實責任職責。

　　機關、具備行政職能的事業單位檔案室，主要有以下職責及任務：

　　1.貫徹並監督執行黨和國傢關於檔案工作的方針、政策、法律和法規，擬訂本系統、本部門的檔案行政規章、措施和管理制度，並監督執行。

　　2.制定本系統、本部門檔案管理的長遠規劃和年度計劃,並檢查、監督執行情況。

　　3.指導和監督本單位文書部門或業務部門文件材料的立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料的完整、系統，並按時向檔案部門移交。

　　4.管理本單位的全部檔案，為單位各項工作積極提供服務，並按規定把具有永久或長遠保存價值的檔案向國傢檔案館移交。主管部門的檔案室，除管好本單位的檔案工作外，還應對直屬單位和本系統的檔案工作進行監督、檢查與指導。

　　5.會同檔案行政管理部門指導本系統、本部門的檔案工作,抓好檔案工作先進典型,總結推廣先進經驗。

　　6.配合有關部門，搞好本系統、本部門的檔案專業教育和科研,推廣檔案科技成果，促進科技進步和人員素質提高。

　　科技事業單位和企業檔案室，主要有以下職責與任務：

　　1.在本單位貫徹並監督執行國傢和上級檔案部門關於檔案工作的方針、政策和法規、制度。

　　2.制定本單位檔案工作規章制度、長遠規劃和年度計劃,並監督執行。

　　3.管理本單位的全部檔案.提供檔案為本單位的生產、科研、基建、管理、經營等項工作服務，並按規定向國傢檔案館或專業檔案館移交檔案。除管好本單位的檔案工作外,還應對直屬單位和本系統的檔案工作進行監督、檢查與指導。

　　4.對本單位內部各機構或車間文件材料的形成、積累和歸檔的工作進行檢查與指導，特別是監督、檢查技術部門執行“四同步”(即檔案工作與科研、設計及勘察、觀探測等各項活動實行“四同步”管理:一是下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；二是檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；三是評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況；四是上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核,檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。)的情況，參與工程驗收、設備開箱、科技成果鑒定等工作。

　　5.培訓本單位檔案人員,進行力所能及的檔案業務技術研究，做好檔案宣傳教育工作。

　　三、完善、落實規章制度。

　　單位檔案規章制度大致分為以下三個部分：

　　1.單位檔案管理規章。單位檔案管理規章主要是為做好單位檔案管理所擬制的、具有一定法規規章性質的指令性文件。單位檔案管理規章可以是“辦法”或“規定”形式。“辦法”或“規定”擬制修訂後，既可以用“通知”的形式發佈，也可以直接下達，還可下發所屬基層單位比照此“辦法”擬制出本單位的有關制度，同時抄報上級主管部門和檔案業務指導部門備案，作為檔案業務指導和檢查工作的依據。

　　2.檔案工作管理責任制。單位檔案工作管理責任制，就是根據單位檔案管理機構內部各個崗位及其人員的分工，確定各自的職、權、責,並將職、權、責的具體內容條文化,通過一定的形式公之於眾，以得到員工們的監督。單位檔案工作管理責任制由若幹個制度組成，如《分管檔案工作領導的職責》、《各部門(處、科)負責人檔案工作管理職責》《檔案工作人員崗位責任制》、《檔案管理工作責任追究制》《XX單位檔案工作獎懲規定》、《檔案工作責任制考核辦法》等。

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　　3.檔案管理與利用制度。檔案管理與利用制度主要有《歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案資料查閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》 《檔案統計制度》、《檔案移交制度》、《檔案保密制度》、《重大活動檔案登記制度》、《檔案工作“三納人”制度》、《檔案人員“四參加”制度》、《檔案室安全管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案安全應急處置方案》、《計算機檔案信息網絡應急處置方案》等。

　　筆者收集瞭相應的較為完善的制度匯編，有需要的朋友可以百度網盤下載:　　http://pan.baidu.com/s/1kWFb1dqQ6uS8o7PFYEH9pQ 密碼:yrjm

　　至此，各位朋友對單位檔案室工作有瞭初步的瞭解，下一期，我們將從設備設施方面對單位檔案室工作進行進一步的探討。