举办一场会议，什么环节最关键？想必有过办会经验的人都会这样回答：筹备、筹备、还是筹备！为什么会前准备阶段如此重要？因为筹备工作：是整个会议的基础！是保证会议质量的关键！是最终确保会议成功的大前提！

万事开头难，筹备工作究竟该如何进行呢？下面小编就提供给大家一些实用的办会技巧，让你0基础亦可快速搞定会筹备！

1. 确定会议名称

一般情况下，规范的会议名称由三个板块组成：

会议范围 会议内容 会议性质

其中会议性质包括行业峰会、企业年会、培训会、发布会、工作会、座谈会、研讨会等。比如：“2019全球新制造未来峰会“、“全球新能源汽车&电池创新与技术研讨会“。

2、初定会议步骤

会议步骤包括三个部分：

议程 程序 日程

议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是指对会议各项活动按照先后顺序做出安排。日程则是针对会议活动逐日做出的计划安排。

会议步骤可以保证会议有条不紊地进行，一旦经过批准，切不可随意变动。

3、草拟会议通知

会议通知一般包括：

1、会议名称

2、开会目的和主要内容

3、会议的日期、会期

4、会议地点和食宿地点

5、参会人员

6、需要携带的材料和数量及材料的打印规格

7、个人支付费用

8、主办单位、联系人和联系电话

4、会议经费预算

会议经费预算开支的项目一般包括

1、与会人员的食宿费

2、会场的租用费

3、会议宣传、会场布置费

4、会务组和工作人员的食宿费、胶卷购买和冲洗费用等

此外，如需要邀请专家学者讲课或作报告，还应将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。

5. 办理会议报批

重要的会议须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

6. 下发会议通知

会议通知务必经过上级领导审核，主管领导签发。此外，会前邀约应由专人负责，避免遗漏、错发和重发。

会前通知需要注意什么？

1、下发要及时

下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。2、注意反馈信息

涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附上会议回执。

此外，会前1～2天还要再次联系，以确保参会人员能够按时参会。

7. 准备会议材料

会议材料主要有三种：

会议文件 讲话材料 会议主持词

会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；会议主持词，则是通过主持人在会议期间的讲话来逐步推进会议的程序和流程。

8. 选择及布置会场

开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。

会场的布置是办会工作的一项重要内容，主要针对：

会标 席位卡 主席台 座位

9. 明确人员分工

一般情况下，负责会议的会务人员可分三个小组：

秘书组 材料组 接待组

秘书组：负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作；材料组：负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作；接待组：负责参会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排等，此外还要做好会议经费的预决算工作。

10. 会前全面检查

会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查三步走：

1、听取口头汇报

2、现场实地检查

3、及时查漏补缺

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