公文管理制度

1. 定義

公文指公司各部門內部上報或下發的公文及對外各類公文、函件。包括：決定、決議、規定、通告、通知、通報、請示、報告、匯報、批復、批示、備忘、紀要。公文由標題、正文、發文單位、發文時間、收文單位、抄報（送）單位、印章、附件等部分組成，保密公文應標註密級。

2. 公文辦理

2.1 公文辦理包括批示、擬稿、審核、印發、承辦、催辦、登記、分發、傳遞、歸檔、銷毀等程序。

2.2 公文辦理原則：

2.2.1 公文由行政職務為公司部門副總經理（或部門經理）以上人員負責審閱、回復、批示、簽發；

2.2.2 有關聯事項的公文，必須與相關部門、公司會簽；

2.2.3 公文必須限時辦理，在規定時間內予以批復；

2.2.4 各類公文字體均為宋體。紅頭文件正文字號為四號、標題字號為二號或三號、加黑，其他公文字號根據需要調整；

2.2.5 發紅頭文件事先要按流程進行申請，發文工作由綜合管理部執行，其他公文發文工作由公文發起部門執行。

3. 公文審批

3.1公司公文審批權限：

公文由領導根據崗位職責及審批事項權限予以審批。

3.1.1 董事長審批的公文

（1）董事會決議；

（2）股份公司高管任免、年終表彰、人員編制的紅頭文件；

3.1.2 總經理審批的公文：

（1）除董事長簽發以外的對內對外紅頭文件；

（2）根據總經理崗位職責及審批事項權限負責分管業務范圍內的對內對外重要公文。

3.2公司對外各類公文應逐級報至總經理審批，報分管副總經理批準後方可發出。

4. 公文保存及查閱

4.1 處理完畢的紙質公文，分別按公文種類、業務性質、機密程度、保存年限等進行整理、編輯，由公文發起部門或公司檔案管理專員進行歸檔保存。

4.2 公司文件必須以紙質文檔和電子文檔兩種形式保存。

4.3 重要的保密公文一律由專人妥善保管。

4.4 普通公文借閱，必須填寫《檔案借閱登記表》。

4.5保密公文需報分管副總審批。