很多人或单位在与客户进行买卖交易时,往往是按一个电话、一个传真,就把货送了过去,双方之间一般不会签订什么书面合同。如果客户按时支付货款,那当然没有什么问题,可是如果遇到客户拒付货款,那送货人能够提供的证据也就只有送货单了。
一、什么是送货单?
送货单其实就是销售方与买货方(客户)之间的销售物品凭证。如:甲商家卖给乙商家某货物,甲商家就会出具送货单给乙商家,要求乙商家签收。送货单上一般会载明时间、数量、产品名称、型号、金额等,乙商家签收以后,甲商家便可以凭这张送货单找乙商家对帐和收款,这样就简化了经常合作的两商家之间的交易程序,同时也使市场上的交易更加流动化!
二、送货单常见错误有哪些?(以下图为例)
三、送货单该如何填写?
常见错误1:有的送货人为图省事,有时不填写客户名称或者不填写收货单位名称的全称,只是简明扼要的填写二、三字,若送货单上又无客户盖的公章,一旦出现货款纠纷,便求助无门,连被告是谁都无法列明。
正确的做法:如果收货人是自然人的,最好让其提供身份证,复印留存,如果收货人是企业的,可以进入全国企业信用信息公示系统,认真核实客户给的名称是否真实准确,根据核实后的名称进行认真地填写。
常见错误2:收货日期填写不规范,只填写了日期,不填写具体的年份。
正确的做法:将收货日期填写完整。
为什么要填写完整?
因为送货单上的收货日期能够说明履行合同的期限,从收货日期上可以反映出是否存在迟延履行的问题,另外此日期也是质量和数量异议期的起算点。鉴于我国《合同法》规定了买方对货物数量和质量提出异议的方式,故律师在此建议送货方最好在收货单上加印:“收货人对产品数量、质量如有异议,应自收到货物之日起**日内提出,否则视为产品数量、质量符合双方约定”字样。
常见错误3:只填写产品名称、规格和数量,却忽略了单价和金额的填写。
正确的做法:货物的名称、规格、数量、单价及金额等内容均应准确填写。
上述内容不填的弊端:单价和数量可以确定货款的金额,特别是在双方没有书面合同的情况下,送货单上的单价将会成为认定价格的直接证据,如果送货单上没有填写,法院对单价的认定很有可能就会按照市场价格来认定,而受时间、地区及市场价格波动的影响,认定出的价格与实际约定价格可能相差悬殊,所以作为卖方,应将上述内容准确填写,千万不要怕麻烦,不要觉得在电话里已将上述内容跟买方约定清楚了,就可以忽略了,你要知道审理案件的法官对双方之间的约定并不明确,而这些细枝末节有可能成为案件争议的焦点,作为买方有可能利用这些漏洞进行抗辩,给维权造成不必要的麻烦,还有可能导致判决结果对自己不利,造成不必要的损失。
常见错误4:企业作为收货人时不盖公章;签收人签收时不写全名;收货人一栏为空
正确的做法:
1、收货人一栏没有收货单位或收货人的签名,在实践中是比较普遍的,很多时候双方仅通过电话或面谈的方式来确认收货,但是这样做对于供货方来说,风险极大,一旦发生诉讼,供货方就无法举证证明己方已履行交货义务,以致无法收回货款。在此种情况下,为避免风险,律师在此建议双方最好签订买卖合同,在合同中明确约定买方有签收送货单的义务,否则买方需要为此承担违约责任,且卖方有权拒绝交付货物。
2、在很多时候,收货方如果是企业,为了交易的便利,在收货时,往往不会在收货人一栏加盖企业公章,一般情况下由员工随机签收,而此时就会出现两种情况,要么签收人字迹过于潦草,无法辨认具体的签收人,要么签收人只签姓,而不写全名,比如“小陈”、“张”、“赵”等等。在此情形下,如果收货方想要否认买卖关系,想要将供货方的诉求连根拔起,一般会提出如下理由:(1)、否认供货方提供单据的签字的真实性;(2)、否认签字人员是本方雇佣人员或本单位工作人员;(3)、主张工作人员或者雇员超出授权范围接收货物。
那么如何才能最大限度地避免上述情况的出现呢?笔者觉得,若有可能最好是让收货企业在送货单上加盖公章确认收货,若难以做到盖章签收的,为保障交易便利,建议双方最好签订书面的买卖合同,在合同中预先约定固定收货人姓名,交货时,直接由约定的收货人进行签收。若不具备上述两种交货签收条件的,需由收货企业其他员工签收的,要求该员工提供有效的授权委托书及身份证复印件,以证明该企业授权该员工进行收货,在该员工提货时,应让其签字并按捺指印,同时将其身份证号码抄写在名字旁边。
常见错误5:(1)企业作为送货人时不盖公章(2)借用或错误填写送货人名称
正确的做法:应按照自己营业执照的企业名称印制送货单
四、其他应注意的事项:(1)应设置专人保管已签收的送货单原件,最好是制定一式四联的送货单,交财务、库管、业务、收货方各留一联;(2)在与收货方对账时,应避免使用原件。