來來來接著上篇敢給導師發這樣的郵件？你死定瞭~我們繼續來說說郵件該怎麼發也就是具體的實操環節啦安心本篇依舊小白級別零基礎科普超全面~

0認識郵件界面首先，自然是真正零基礎的功能介紹瞭

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△ 這是小E截的一個outlook的發送郵件界面為的防有的同學一次郵件都沒發過不太清楚郵箱界面的各個功能（知道的同學此段可略）附件：簡單來說就是附加文件，原則上是不局限格式所有文件均可附加，outlook的附件大小一般限制為20M，最大為2GB。具體視郵箱不同，限制不一。

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抄送&密送：簡單來說，抄送好比@，密送好比私信。打個比方：如果A 發送郵件給B、C，抄送給D、E，密送給F、G，那麼：B、C、D、E、F、G都能收到這封郵件。B知道這是A發送給他和C的郵件，並且抄送給瞭D、E，但不知道密送給瞭F、G。D知道這是A發送給B、C的郵件，並且抄送給瞭他和E，但也不知道密送給瞭F、G。F知道這是A發送給B、C的郵件，並且抄送給瞭D、E，密送給瞭他，但不知道同時還密送給瞭G。——例子來自百度百科主題欄：類似郵件的“標題”，沒點開郵件前會看到的內容。所以主題欄要簡要概括提要郵件的主題和內容，方便對方瞭解信息。正文：就是點開郵件可以看到的內容啦，可以插入圖片以及簡單排版編輯。（應該不用多說）發出來的效果示意如圖~

△ 截圖來自outlook官網示例嗯，囉嗦完畢

1電子郵件主題該怎麼寫？一封郵件最重要的部分莫過於“主題”瞭你們可以看下郵箱的界面打開郵箱閱讀郵件時，第一眼看到的就是郵件的主題正文隻能顯示開頭很少的一部分那對於收件人來說，想要快速瞭解查找郵件內容最簡單的方法就是看“主題”一封封點查看那就太麻煩瞭

所以，一封郵件最好添加“主題”方便收件人瞭解郵件大概也方便吸引收件人點開你的郵件

△ 可不是做標題黨哦~你需要的做的就是列關鍵詞時間 地點 人物 事件 對象 目的像“Hi”這樣的無實際意義的詞就不要發瞭特別註意：英文郵件的主題最好不超過35個字母將位於句首的單詞和專有名詞首字母大寫簡短簡潔直觀，就是英文郵件主題的要點給老師的郵件主題該怎麼寫：Include your class and what the email is specifically regarding in the subject包括你的課程名以及具體內容*除此之外，你的正文裡應該包括你的全名，年級班級，課程名舉例示范：Janie Daniels, MWF 8:30-9:20 a.m. Division 0006Subject: CPT 141: Project 3 Proposal2問候、結束語和署名還記得以前寫信的開頭都要寫稱謂，結尾都要署名嗎？

電子郵件也不例外。1、問候&開場白在正文開始前，先要打招呼。這個不能太隨意，越常見的，越保險：1、通常的稱呼方式舉例：

• Dear Professor Smith,(親愛的史密斯教授，)
• Hello, Ms. McMahon,(你好，麥克馬洪女士，)
• Hi, Mary Jane,(嗨，瑪麗珍，)

特註，並不是所有的教授都是博士，如果你並不清楚，用Professor比用PhD要保險。2、如果你不知道收件人的名字，或者如果收件人是針對不同的群體，嘗試用一些通用的較禮貌的問候方式，如：

• To whom it may concern,(敬啟者，)
• Dear members of the selection committee,(親愛的評選委員會成員，)
• Hello, everyone(大傢好，)

2、結束語結尾祝福語是一種基本禮貌1、常見的結束祝福語：

• Thank you,(謝謝，)
• Best wishes,(最好的祝願，)
• See you tomorrow,(明天見)
• Regards,(問候，)

△ Grammarly上12種最常見的結束語2、對於一個正式的郵件，例如：申請工作，請使用商業郵件中通用的結束語，例如：

• Sincerely,(此致)
• Respectfully yours,(肅然，)

3、署名署名，告訴收件人這封信是誰寫的。請務必在郵件末尾註明你的姓名。如果你不瞭解你的收件人，你也可以把你的職位和所在單位名稱包括在內。你可以這樣署名：

• Mary WatkinsSenior Research AssociateBain and Company貝特和公司高級研究員瑪麗沃特金斯
• Joseph SmithUNC-CH, Class of 2009約瑟史密斯UNC-CH，2009級

3正文的寫作郵件不適合長篇大論，其次由於其不具備隱私性，在措辭以及語言表達上最好慎重嚴謹。把握住這關鍵的兩點，寫郵件就有底瞭。1、基本的註意事項1、註意語氣，更加平和委婉積極向上可別認為語氣不重要。打個比方“When I complete the assignment If I complete the assignment當我完成作業如果我完成瞭作業”你覺得哪一句語氣更好些？

太過隨意，或者 語帶諷刺，簡直就是災難。別忘瞭哦，發出去的郵件，就收不回瞭，你的挖苦諷刺將會作為呈堂公證，

所以，請使用更積極的表達和口氣。避免使用否定詞，比如- 以“un，non或ex”開頭或以“less”結尾的單詞僅在適當時使用微笑，眨眼;-)和其他圖形符號使用縮寫來增加友好的語氣2、內容盡量簡短簡潔最好保證內容簡短簡潔，不要超過一個屏幕長度。要是寫電子郵件也寫的和本篇圖文一樣長，那肯定不行啦

還有一個排版小技巧，一段話不要超過3~5行，閱讀會比較舒適。如果你的段落比較長，最好分分段。字體不要花裡胡哨，使用一般的字體Arial就可以瞭。避免過度使用粗體和斜體，這會使電子郵件看起來混亂。不要用全都大寫字母書寫; 這在電子郵件中是表現憤怒或過度興奮的。說完瞭大的方面我們要談細節啦

△ Illustration by Melissa Ling. © The Balance, 2018你在寫完郵件後，可以按照上表進行校對檢查同時註意下，下方一些措辭上的註意事項2、要避免和註意使用的詞句1、避免陳詞濫調

△ 避免這些用爛的詞句2、要避免重復使用的詞語

△ grammarly上最常重復的詞語3、避免濫用感嘆號！

△ 電子郵件中使用感嘆號時最常用的句子和單詞3、添加附件給導師的郵件，經常會要附帶我們的作業或者其他資料。那在發送前，也要註意：發送附件時，請在郵件正文中註明文件名，格式（可能還包括文件版本）Attached: “Project3Proposal.doc” This file is in Microsoft Word 2007.最好以富文本格式（rtf）或可移植文檔格式（pdf）發送文件以確保兼容性。

一封標準的給導師的郵件示例：

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你好， Jones教授，星期四的ENGL 101課，我有一個有關下周二的論文作業的問題。我不理解提示中的以下句子的含義：“關於主張支持或反對要求所有UNC的新生選修ENGL 101，寫一篇10頁的論文，並為你的觀點提供提供合適的論據。”我不確定什麼樣的論據是合適的論據，使用3個文獻支持可以嗎？我能在明天下午2點到您的辦公室與您討論我的問題嗎？您那個時間段方便嗎？如果不方便的話，我也可以在周五的1點之後找您。非常感謝。Tim Smith關於怎麼給導師寫電子郵件？你會瞭嗎？

ref:http://www.grammarly.com/blog/email-writing-tips/http://www.thebalancecareers.com/how-to-write-and-send-professional-email-messages-2061892http://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/effective-e-mail-communication/往期精彩

• 什麼事是你去瞭英國才知道的？
• 你們的導師回郵件都是這種畫風嗎？
• 【幹貨來襲，快伸出雙爪接好瞭！】論給導師寫郵件的正確姿勢

—以上—我是小E有用的知識也是有趣的